Chính sách tố cáo của Wilmar

Chính sách này là căn cứ cho toàn thể nhân viên Tập đoàn Wilmar (“Tập đoàn”) có thể dũng cảm tố giác những hành vi sai phạm có thể xảy ra. Chính sách này đảm bảo quy trình từ việc điều tra độc lập những hành vi sai phạm bị tố giác và phương hướng xử lí phù hợp. Trường hợp việc tố giác những hành vi sai phạm ngăn được những tổn thất hoặc đem lại lợi ích kinh tế cho Công ty, người tố giác sẽ được khen thưởng.

1. Phần mở đầu

1.1 Nhân viên luôn là những người phát hiện ra những bất thường xảy ra trong Công ty. Tuy nhiên, nhân viên thường không khai báo vì sợ ảnh hưởng tới mối quan hệ đồng nghiệp và Công ty. Họ thường sợ bị phân biệt hoặc phiền nhiễu. Trong những tình huống như vậy, nhân viên thường cảm thấy tốt nhất nên cho qua sai phạm hơn là báo cáo lại.

1.2 Những đối tác bên ngoài làm việc cùng Công ty (ví dụ: khách hàng, nhà cung cấp) có thể cũng tránh không báo cáo những sai phạm do cùng nguyên nhân trên.

1.3 Tập đoàn Wilmar cam kết tuyệt đối tuân thủ những quy định về kế toán, báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ và kiểm toán và các quy định pháp lý kèm theo. Cùng với cam kết này, Chính sách tố cáo (“Chính sách”) hướng tới tạo điều kiện cho nhân viên và các đối tác bên ngoài có thể báo cáo những sai phạm, được đảm bảo khỏi bị trả thù hay trù dập do có ý định tố cáo những hành vi sai trái.

1.4 Chính sách tuân theo quy định của Bộ luật Quản trị Doanh nghiệp, khuyến khích các cá nhân có thể lên tiếng tố các những hành vi sai phạm.

2. Định nghĩa

2.1 Căn cứ theo mục đích của Chính sách, “tố cáo” được định nghĩa là:

“hành vi tự nguyện, có chủ ý tiết lộ hành vi bất chính của một tập thể hoặc cá nhân từ một người có điều kiện tiếp xúc với dữ liệu, sự kiện, thông tin về hành vi sai phạm đó hoặc từ những thành viên chịu sự quản lí của Tập đoàn Wilmar.”

3. Đối tượng

3.1 Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên của Tập đoàn Wilmar.

3.2 Chính sách cũng áp dụng cho tất cả các bên liên quan có quan hệ làm ăn với Tập đoàn Wilmar. Các bên liên quan bao gồm: khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và bất cứ cá nhân nào có liên quan tới Tập đoàn.

4. Mục đích

4.1 Chính sách tạo điều kiện cho các các nhân có thể lên tiếng về những sai phạm thực tế hoặc nghi ngờ có sai phạm trong vấn đề báo cáo tài chính hoặc các vấn đề khác, tiếp nhận ý kiến phản hồi của các hành động đã thực hiện.

4.2 Chính sách đảm bảo rằng việc tố giác sai phạm sẽ được bảo vệ khỏi bị trả thù.

5. Những trường hợp cần trình báo

Một số ví dụ về sai phạm quy định trong Chính sách:

  • Sai phạm về các vấn đề hoạt động, kế toán, kểm soát nội bộ, kiểm toán của Tập đoàn;
  • Hành vi bất chính, tham nhũng, gian lận, trộm cắp hoặc lạm dụng tài sản, các nguồn lực của Tập đoàn.
  • Hành vi phạm tội, vi phạm pháp luật;
  • Xung đột nghiêm trọng về lợi ích không được thông báo;
  • Vi phạm chính sách, quy định của Tập đoàn;
  • Che giấu thông tin cho bất kì hành vi sai phạm nào nêu trên;
  • Hành vi gian lận đối với các nhà đầu tư, hay gian lận báo cáo tới Công ty TNHH Thương mại và Giao dich chứng khoán Singapore, các thành viên của quỹ đầu tư công chúng chính phủ hoặc cơ quan nhà nước;
  • Có chủ ý lừa dối, làm sai sự thật, ép buộc hoặc gây ảnh hưởng tới kiểm toán/ kế toán nội bộ hoặc bên ngoài trong việc chuẩn bị, kiểm kê, kiểm toán hoặc thanh tra báo cáo tài chính/ báo cáo của Tập đoàn; và
  • Bất cứ hành vi sai phạm nghiêm trọng nào có thể gây thiệt hại về tài chính cũng như phi tài chính hoặc uy tín của Tập đoàn.

Danh sách trên chưa phải là đầy đủ mà chỉ mang tính ví dụ, có thể được mở rộng hoặc thay đổi tùy theo tính chất sự việc.

6. Chính sách bảo vệ người tố cáo

6.1. Nếu cá nhân nào thực sự phát hiện ra sai phạm và “tố giác” sai phạm theo chính sách này, cá nhân đó hoàn toàn được bảo đảm công việc, không bị trả thù hoặc quấy rối. Các cá nhân không chịu bất kì vấn đề gì nếu có tinh thần phát hiện tố giác sai phạm mặc dù sai phạm đó chỉ là do nhầm lẫn.

6.2 Tuy nhiên, Công ty không chấp nhận bất kì cáo buộc nào không rõ căn cứ, cố tình gây hại cho người khác. Những nhân viên có hành vi trên sẽ bị kỉ luật theo quy định kỉ luật của Công ty.

7. Bảo mật

7.1. Tập đoàn Wilmar khuyến khích các cá nhân lên tiếng tố cáo sai phạm và cung cấp thông tin. Tất cả những thông tin cung cấp theo quy định của chính sách sẽ được đảm bảo tuyệt đối bí mật.

7.2 Trong trường hợp thông tin mà cá nhân cung cấp do bản thân hoặc hành động của cá nhân đó buộc phải tiết lộ. Những trường hợp đó bao gồm, nhưng không bị giới hạn trong các điều sau:

  • Trường hợp Tập đoàn Wilmar theo quy định của luật pháp, buộc phải tiết lộ thông tin do cá nhân cung cấp;
  • Trường hợp thông tin đã được đăng tải;
  • Trường hợp thông tin được giữ bảo mật chuyển tới cho các bên chuyên môn về pháp luật hoặc kiểm toán với mục đích xin ý kiến chuyên môn; và
  • Trường hợp thông tin được cung cấp cho Cảnh sát hoặc đơn vị điều tra tội phạm.

7.3 Ngoài những trường hợp nêu trên, nếu buộc phải tiết lộ danh tính của người tố cáo, chúng tôi sẽ nỗ lực hết mức để thông báo trước nhất cho cá nhân đó.

8. Những sai phạm và thông tin khai báo nặc danh

8.1. Những sai phạm được thông báo nặc danh sẽ kém thuyết phục hơn và gây trở ngại cho quá trình điều tra do khó tìm hiểu sâu vấn đề và bảo vệ lợi ích của cá nhân tố giác. Theo đó, Tập đoàn Wilmar sẽ xem xét và tiến hành điều tra các cáo buộc nặc danh; tuy nhiên các sai phạm và thông tin nặc danh sẽ được điều tra tùy vào mức độ của mỗi trường hợp.

9. Khen thưởng cho người trình báo sai phạm

Tập đoàn Wilmar xin ghi nhận và khuyến khích các cá nhân có ý thức lên tiếng tố cáo sai phạm vì lợi ích của mỗi cá nhân và lợi ích chung của tập thể. Đối với những phát hiện có công ngăn chặn hoặc đem lại lợi ích kinh tế cho Công ty, Tập đoàn Wilmar sẽ có hình thức khen thưởng, khuyến khích về mặt tài chính cho các cá nhân tố giác như sau:

Mức độ thiệt hại/ hao hụt tài chính Mức khen thưởng
Dưới 150.000USD Mức thưởng do BQL quyết định nhưng không
vượt quá 50% giá trị thiệt hại và không nhỏ hơn 360 USD.
Trên 150.000 USD Mức thưởng do BQL quyết định nhưng không vượt quá 35% giá trị thiệt hại.
Nếu giá trị thiệt hại tài chính không thể lượng hóa được. Mức thưởng do BQL và ban giám đốc Wilmar quyết định nếu có thể áp dụng.

10. Làm thế nào để trình báo và cung cấp thông tin

Báo cáo cho ai

10.1 Lựa chọn một: Báo cho giám sát trực tiếp.

10.2 Lựa chọn hai: Nếu sai phạm liên quan đến giám sát trực tiếp, quản lí hoặc trưởng các bộ phận hoặc vì bất cứ lí do gì cho rằng người đó không nên được báo cáo vấn đề, cá nhân có thể thông báo cho những người trong danh sách sau:

(a) Mr. Kuok Khoon Hong – Giám đốc điều hành (CEO)
Địa chỉ email: kkh@wilmar.com.sg

(b) Mr. Pua Seck Guan – Giám đốc điều hành (COO)
Địa chỉ email: pua.seckguan@wilmar.com.sg

(c) Mr. Tay Kah Chye – Chủ tịch Uỷ ban Kiểm toán
Địa chỉ email: kahchye.tay@sg.wilmar-intl.com

(d) Ms. Sun Yining – Trưởng bộ phận, Nhân sự
Địa chỉ email: sunyining@wilmar.com.sg

Làm thế nào để báo cáo:

10.3 Các sai phạm và thông tin nên được trình báo dưới dạng văn bản (thư hoặc email). Tập đoàn Wilmar khuyến khích báo cáo với nội dung chi tiết về hoàn cảnh, diễn biến của sự việc và nêu rõ lí do nghi ngờ xảy ra sai phạm.

Nếu hình thức văn bản không thuận tiện, cá nhân có thể gọi điện thoại hoặc sắp xếp gặp riêng những người chịu trách nhiệm phù hợp.

11. Những điểm quan trọng cần lưu ý

11.1 Nghi ngờ xảy ra sai phạm được thông báo càng sớm càng thuận tiện cho Công ty giải quyết vấn đề.

11.2 Wilmar mong các cá nhân báo cáo sai phạm và trình bày với đúng người được chỉ định có đủ thẩm quyền để xem xét trình báo.

11.3 Mọi báo cáo sẽ được tuyệt đối bảo mật. Thông tin về người tố cáo sẽ được giữ bí mật theo như yêu cầu bảo mật quy định trong Chính sách này hoặc quy định của pháp luật.

11.4 Với những tố cáo sai phạm nhằm mục đích xây dựng, người tố cáo sai phạm sẽ được đảm bảo an toàn khỏi bị trả thù, cho nghỉ việc hay bị bôi nhọ danh dự. Đối với những tố cáo nhằm mục đích gây hiềm khích, không căn cứ, người tố giác sẽ chịu kỉ luật thích đáng.

12. Phương thức xử lý

Khi có sai phạm được tố giác hay thông tin được cung cấp:

12.1 Tập đoàn Wilmar đảm bảo rằng mọi sai phạm được tố giác hay thông tin được cung cấp sẽ được điều tra và xem xét theo những mức độ sau:

  • Mức độ nghiêm trọng của vấn đề;
  • Mức độ đáng tin cậy của thông tin cung cấp; và
  • Khả năng xác nhận hành vi sai phạm và thông tin từ nguồn cung cấp.

Điều tra sai phạm bị tố giác và các thông tin được cung cấp:

12.2 Dựa vào tính chất của sai phạm và thông tin cung cấp sẽ tiến hành điều tra bao gồm một hoặc một số cá nhân, cơ quan sau đây:

  • Uỷ ban Kiểm toán;
  • Kiểm toán viên bên ngoài;
  • Kế toán viên pháp lý; và/ hoặc
  • Cảnh sát hoặc Phòng Thương vụ.

12.3 Việc liên hệ giữa người tố cáo và người điều tra sai phạm sẽ căn cứ vào tính chất, nội dung của vấn đề được khai báo. Trong quá trình điều tra người tố cáo có thể cung cấp thêm thông tin.

Sau khi việc điều tra hoàn tất?

12.4 Cán bộ điều tra sẽ cung cấp kết quả điều tra cho Uỷ ban Kiểm toán để xem xét.

12.5 Cán bộ điều tra cung cấp kết luận cuối cùng cho người tố cáo theo như chính sách để kết thúc điều tra.