CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC HỢP TÁC VỚI CÁC ĐỐI TÁC KINH DOANH
1. Mục đích
1.1. Tập đoàn PPB [1] cam kết đối xử với các Đối tác kinh doanh của mình một cách công bằng, minh bạch và có đạo đức. Như vậy, mục tiêu của Chính sách và Thủ tục hợp tác với các đối tác kinh doanh này là:
a) nêu rõ trách nhiệm của Nhân viên của Tập đoàn PPB [2] để đảm bảo rằng việc hợp tác với Đối tác kinh doanh được thực hiện theo luật hiện hành, theo đúng các chính sách và thủ tục của Tập đoàn PPB cũng như các tiêu chuẩn ứng xử.
b) để nâng cao nhận thức của Nhân viên về các trường hợp đáng ngờ có thể che giấu hành vi hối lộ hoặc tham nhũng từ phía các đối tác kinh doanh.
1.2. Chính sách và Thủ tục này áp dụng cho tất cả các nhân viên và khối kinh doanh của Tập đoàn PPB. Các Đối tác Kinh doanh của PPB Group được yêu cầu đọc, hiểu và tuân thủ Chính sách này cũng như các chính sách và thủ tục có liên quan khác của Tập đoàn.
2. Trách nhiệm của nhân viên
2.1. Trước khi ký kết hợp đồng hoặc cam kết mới với Đối tác kinh doanh, Nhân viên từ Phòng Mua hàng hoặc phòng Tài trợ kinh doanh/ Tài trợ dự án được yêu cầu phải:
2.1.1. tiến hành và lập hồ sơ thẩm định, khi điều kiện phù hợp, đối với Đối tác kinh doanh, bao gồm việc thẩm định tương xứng và dựa trên rủi ro, bao gồm, đánh giá các yếu tố về Đối tác kinh doanh tiềm năng:
a) danh tiếng
b) chủ sở hữu
c) liên kết với chính phủ hoặc các quan chức chính phủ
d) tình hình tài chính
e) trình độ và kinh nghiệm
f) uy tín về tín dụng
g) khuôn khổ quản trị và hành vi kinh doanh, và
h) bất kỳ hoạt động nào khác có liên quan đến sự tham gia của Đối tác kinh doanh.
2.1.2. thực hiện giám sát thường xuyên/liên tục hành vi của Đối tác kinh doanh, đặc biệt khi xác định được dấu hiệu cần đề phòng (Red flag). Điều này có thể thực hiện được trong quá trình đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của đối tác. Để biết thêm thông tin về việc tiến hành thẩm định các Đối tác kinh doanh, vui lòng tham khảo Chính sách và thủ tục thẩm định bên thứ ba.
2.1.3. thông báo các thủ tục này tới các đối tác kinh doanh, bằng cách hướng dẫn họ tham khảo Chính sách và thủ tục Chống Hối lộ và Tham nhũng của Tập đoàn, cũng như các chính sách có liên quan khác trong Tập đoàn trên website của tập đoàn PPB. Tập đoàn PPB cũng có thể yêu cầu một số Đối tác kinh doanh nhất định tham gia khóa đào tạo, đặc biệt khi xác định được rủi ro về việc hối lộ có thể xảy ra.
2.1.4. ghi lại các điều khoản của mối quan hệ bằng cách ký kết một thỏa thuận bằng văn bản bao gồm các điều khoản hợp đồng và pháp lý phù hợp (bao gồm cả điều khoản liên quan đến việc tuân thủ Chính sách và Quy trình Chống Hối lộ và Tham nhũng của Tập đoàn PPB, cũng như bất kỳ chính sách nào khác có liên quan và quyền chấm dứt hợp đồng ngay lập tức trong trường hợp đối tác kinh doanh vi phạm nghiêm trọng các chính sách và thủ tục của Tập đoàn PPB hoặc luật hiện hành).
2.1.5. có được tất cả các đánh giá và phê duyệt nội bộ cần thiết đối với thỏa thuận bằng văn bản theo thẩm quyền được ủy quyền hiện hành, dựa trên quy trình đánh giá nội bộ của Tập đoàn PPB, bao gồm cả đánh giá pháp lý.
3. Trách nhiệm của các đối tác kinh doanh
3.1. Tập đoàn PPB mong muốn tất cả các Đối tác kinh doanh của mình chia sẻ các giá trị của Tập đoàn và tuân thủ lập trường của Tập đoàn về hối lộ và tham nhũng. Điều này đặc biệt áp dụng cho bất kỳ Đối tác kinh doanh nào làm việc thay mặt cho Tập đoàn, ví dụ: đại lý, nhà phân phối và trung gian, những người được yêu cầu đảm bảo hối lộ và tham nhũng không xảy ra trong các giao dịch kinh doanh có liên quan của tổ chức đó.
3.2. Tất cả các Đối tác kinh doanh của Tập đoàn PPB phải biết về các nguyên tắc Chống hối lộ và tham nhũng của Tập đoàn PPB, cũng như hành vi mà tập đoàn mong đợi ở họ và đồng ý tuân theo các nguyên tắc đó khi phát sinh mối quan hệ kinh doanh với Tập đoàn
3.3. Đối tác kinh doanh mới, phải ký (i) Kê khai xung đột lợi ích và (ii) Cam kết liêm chính của đối tác kinh doanh, đây là cam kết của Đối tác kinh doanh để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình mà không để xảy ra hối lộ và tham nhũng. Các Đối tác Kinh doanh phải biết rằng nếu họ bị phát hiện có liên quan đến bất kỳ hành vi hối lộ và/hoặc tham nhũng nào hoặc hành động theo cách không phù hợp với Chính sách và Thủ tục ABAC của Tập đoàn trong quá trình kinh doanh, thì Tập đoàn có quyền chấm dứt hợp đồng, mối quan hệ kinh doanh với đối tác kinh doanh đó.
3.4. Tập đoàn yêu cầu các Đối tác Kinh doanh báo cáo bất kỳ trường hợp nghi ngờ hối lộ và tham nhũng nào mà họ gặp phải trong giao dịch với Nhân viên của Tập đoàn thông qua các kênh Tố giác của Công ty. Để biết thêm thông tin về việc báo cáo tố giác, vui lòng tham khảo Chính sách và thủ tục tố giác của Tập đoàn.
4. Hậu quả của việc không tuân thủ
4.1. Luật cấm hối lộ và tham nhũng không phân biệt giữa các hành vi bất hợp pháp được thực hiện bởi Tập đoàn PPB hay người nào đó đại diện cho Tập đoàn PPB. Hối lộ và tham nhũng là tội rất nghiêm trọng theo luật pháp địa phương và quốc tế, và hành vi tham nhũng của Đối tác kinh doanh của Tập đoàn PPB, đặc biệt là bên trung gian, có thể khiến Tập đoàn PPB và Nhân viên của họ phải chịu trách nhiệm hình sự nghiêm trọng (phạt tiền hoặc phạt tù hoặc cả hai) và trách nhiệm dân sự (hình phạt tài chính và trách nhiệm bồi thường thiệt hại).
4.2. Liên kết với các đối tác Kinh doanh có hành động không uy tín hoặc bất hợp pháp, có thể dẫn đến:
a) làm tổn hại danh tiếng của Tập đoàn PPB và gây cản trở cho các cơ hội kinh doanh trong tương lai.
b) khiến cho tập đoàn PPB phải chịu sự giám sát của các cơ quan quản lý.
c) khiến cho tập đoàn PPB Group trở thành đồng lõa với bất kỳ hành vi tội phạm hoặc bất hợp pháp nào do Đối tác kinh doanh thực hiện.
4.3. Mọi hành vi nào không tuân thủ Chính sách và thủ tục này của Nhân viên đều bị tập đoàn PPB coi là hành vi sai trái nghiêm trọng có thể dẫn đến hành động kỷ luật, bao gồm chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nhiệm vụ được bổ nhiệm. Đối với các đối tác Kinh doanh, việc không tuân thủ có thể dẫn đến việc chấm dứt mối quan hệ kinh doanh ngay lập tức.
GHI CHÚ:
[1] “Tập đoàn PPB” hoặc “tập đoàn” là tập đoàn PPB Berhad và các công ty con.
[2] Bao gồm các thành viên hội đồng quản trị và nhân viên.