CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC KHÔNG THANH TOÁN PHÍ BÔI TRƠN
1. Mục tiêu
1.1. Mục tiêu của Chính sách này là cung cấp nhận thức và hướng dẫn cho Nhân viên2 của Tập đoàn PPB1 và các Đối tác kinh doanh3 về Chính sách và thủ tục thanh toán không có sự bôi trơn của Tập đoàn PPB.
1.2. Hướng dẫn này áp dụng cho nhân viên của Tập đoàn PPB và các Đối tác kinh doanh của PPB trong tất cả các giao dịch kinh doanh, đặc biệt là những người có giao dịch kinh doanh với các quốc gia có nguy cơ tham nhũng cao, bất kể họ đang làm việc/hoạt động ở Malaysia hay nước ngoài.
2. Các khoản Phí bôi trơn là gì?
2.1. Khoản Phí Bôi trơn là một khoản thanh toán hoặc điều khoản khác được thực hiện cho một cá nhân kiểm soát một quy trình hoặc quyết định, để đảm bảo hoặc xúc tiến thường lệ hoặc một nhiệm vụ hành chính hoặc chức năng. Các khoản thanh toán phí bôi trơn có thể được yêu cầu bởi các cơ quan chức năng, ví dụ: để cấp thị thực, giấy phép lao động hoặc thủ tục hải quan. Nó cũng có thể xảy ra trong khu vực tư nhân, ví dụ: một nhân viên chỉ tiến hành xử lý hóa đơn khi nhận được khoản tiền này.
2.2. Các khoản tiền phí bôi trơn được phân loại là hành vi hối lộ và tham nhũng theo Đạo luật Ủy ban Chống Tham nhũng Malaysia 2009 và là bất hợp pháp ở hầu hết các khu vực tài phán. Do đó, Tập đoàn PPB nghiêm cấm việc gạ gẫm (yêu cầu), nhận, đưa, đề nghị hoặc hứa hẹn các khoản phí bôi trơn, dù bằng tiền mặt hay hiện vật, bởi cả cá nhân và Đối tác kinh doanh là người đang thực hiện và thay mặt cho Tập đoàn.
2.3. Trong trường hợp nhân viên nhận được yêu cầu hoặc yêu cầu Phí Bôi trơn; hoặc được đề nghị hoặc hứa hẹn một Khoản phí Bôi trơn trong quá trình giao dịch kinh doanh thì phải lịch sự và kiên quyết từ chối yêu cầu/đề nghị/hứa hẹn đó. Nhân viên phải ngay lập tức, hoặc ngay khi có thể, báo cáo yêu cầu đó cho Trưởng phòng (“HOD”), và sau đó cho Giám đốc Rủi ro/Liêm chính, hoặc Trưởng phòng Rủi ro/Liêm chính, hoặc Phòng Quản lý Rủi ro & Liêm chính của tập đoàn PPB Berhad (“PPBHQ RMID”). Đối với thành viên HĐQT, họ phải báo cáo với người đứng đầu Công ty.
Vui lòng tham khảo Phụ lục A để biết thông tin cần thiết khi báo cáo về Khoản phí bôi trơn, và Phụ lục B và quy trình báo cáo dành cho nhân viên
2.4 Chính sách của Tập đoàn PPB là Nhân viên hoặc Đối tác kinh doanh của họ không được phép yêu cầu bất kỳ Khoản thanh toán phí bôi trơn nào được thực hiện, dưới dạng yêu cầu chi phí.
3. Các thủ tục ngoại lệ cho khoản thanh toán phí bôi trơn
Tập đoàn PPB cam kết cung cấp một môi trường an toàn cho tất cả Nhân viên của mình. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là có thể có những trường hợp mà các cá nhân không còn lựa chọn nào khác ngoài việc thực hiện các khoản thanh toán. Các khoản thanh toán có thể được thực hiện khi các cá nhân lo sợ cho sức khỏe, sự an toàn hoặc tự do của họ. Trong những trường hợp không thể tránh khỏi việc thanh toán, cần báo cáo chi tiết đầy đủ (khi thấy làm vậy để an toàn) cho HOD và Cán bộ rủi ro/liêm chính, hoặc Trưởng phòng rủi ro/liêm chính, hoặc PPBHQ RMID
4. Nhân viên nên xử lý các khoản phí bôi trơn như thế nào?
Cách tiếp cận 4Rs (Research-Resist-Record-Report) để chống lại các khoản thanh toán phí bôi trơn và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc biết lập kế hoạch trước để tránh những tình huống này và cách giải quyết khi chúng phát sinh. 4Rs là:
-
-
-
- Nghiên cứu
- Chống lại
- Ghi lại
- Báo cáo
-
-
a) NGHIÊN CỨU trước chuyến đi của bạn:
i) Tìm hiểu về các tiền lệ chống hối lộ và tham nhũng đã có tại địa phương
ii) Các yêu cầu thanh toán chính thức, ủy quyền hoặc giấy phép có thể được yêu cầu. Nếu có thể, xác nhận chính thức bằng văn bản rằng tất cả các tài liệu đều theo thứ tự
iii) Đánh giá rủi ro – xác định khả năng bạn sẽ được yêu cầu thanh toán phí bôi trơn, loại thanh toán và phản hồi. Nếu cần, hãy ký một thỏa thuận với những người mà bạn đang làm việc cùng để họ biết về phương pháp xử lý không khoan nhượng của Tập đoàn đối với hối lộ và tham nhũng, bao gồm cả các khoản thanh toán phí bôi trơn
iv) Xây dựng khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các thủ tục hành chính trước chuyến đi của bạn
v) Bạn cũng có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ một người quen thuộc với bối cảnh địa phương, thủ tục, quy trình.
b) CHỐNG LẠInếu cảm thấy an toàn để làm như vậy:
i) Đặt câu hỏi về tính hợp pháp của yêu cầu.
ii) Giải thích rằng bạn có xác nhận rằng giấy tờ hợp lệ từ các cơ quan có liên quan
iii) Giải thích rằng các khoản thanh toán phí bôi trơn là vi phạm chính sách của Tập đoàn và luật Malaysia (hoặc luật địa phương có liên quan nếu áp dụng).
iv) Ngay cả sau khi từ chối thanh toán, việc thanh toán vẫn không thể tránh khỏi, hãy thử yêu cầu thanh toán qua văn phòng hoặc bằng biên lai. Đây có thể là một chiến thuật hữu ích để tránh thực hiện các khoản thanh toán phí bôi trơn.
c) GHI LẠI và lưu giữ hồ sơ đầy đủ và chính xác về:
i) Tất cả các khoản thanh toán đã được yêu cầu.
ii) Nếu có thể (và an toàn để làm như vậy), hãy kín đáo ghi lại các chi tiết của cá nhân yêu cầu thanh toán và bất kỳ chi tiết nào khác.
d) BÁO CÁO ngay lập tức, hoặc ngay khi có thể:
i) Báo cáo yêu cầu cho người quản lý hoặc HOD của bạn
ii) Giải thích những gì đã xảy ra với càng nhiều chi tiết càng tốt.
iii) Sau đó, tất cả các vụ việc bị nghi ngờ về hối lộ và/hoặc tham nhũng phải được báo cáo cho HOD và Cán bộ quản lý rủi ro/liêm chính, hoặc Trưởng phòng rủi ro/liêm chính, hoặc PPBHQ RMID.
5. Thủ tục báo cáo đối với Đối tác kinh doanh
Tập đoàn khuyến khích tất cả các Đối tác kinh doanh báo cáo bất kỳ mối lo ngại nào hoặc các vi phạm có thể xảy ra đối với các chính sách và thủ tục ABAC của Tập đoàn. Trong trường hợp Nhân viên của Tập đoàn yêu cầu các Đối tác kinh doanh thực hiện các khoản thanh toán phí bôi trơn, thì các đối tác phải ngay lập tức gửi báo cáo, một cách thiện chí, cho Tập đoàn PPB thông qua các kênh tố cáo. Để biết thêm thông tin về chính sách và thủ tục tố giác của Tập đoàn, vui lòng tham khảo Chính sách và thủ tục tố giác như được công bố trên trang web của mỗi công ty.
Phụ lục B: Sơ đồ Quy trình Báo cáo khoản phí Bôi trơn đối với Nhân viên