CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC LÀM VIỆC VỚI CÁC QUAN CHỨC NHÀ NƯỚC
1. Mục đích:
1.1. Tập đoàn PPB [1] cam kết tiến hành hoạt động kinh doanh của mình theo luật pháp và quy định hiện hành, theo hướng sẽ duy trì và nâng cao uy tín của mình trên thị trường. Một ý nghĩa của cam kết này là tập đoàn PPB luôn hành xử một cách chuyên nghiệp, trung thực và có trách nhiệm, tránh mọi hành vi có thể bị coi là tham nhũng hoặc trái với đạo đức doanh nghiệp.
1.2. Tập đoàn PPB nghiêm cấm mọi hoạt động tìm cách hối lộ, tham nhũng hoặc gây ảnh hưởng không phù hợp đến các quan chức nhà nước ở bất kỳ quốc gia nào, hoặc hành động (hoặc không hành động) theo cách khác với nhiệm vụ, nghĩa vụ và tiêu chuẩn ứng xử phù hợp của vị quan chức chức đó.
2. Áp dụng
2.1. Chính sách và Thủ tục này nên được đọc cùng với Quy tắc Ứng xử & Đạo đức, Chính sách Tố giác sai phạm và các chính sách khác của Tập đoàn có liên quan.
2.2. Chính sách và Thủ tục này áp dụng cho tất cả Nhân viên của Tập đoàn PPB [2], các đối tác kinh doanh [3] và bất kỳ người nào khác có liên quan đến Tập đoàn PPB, ở tất cả mọi nơi.
3. Định nghĩa
3.1. Hối lộ có thể là bất kỳ sự xúi giục hoặc phần thưởng, hứa hẹn hoặc cung cấp để khiến cho một cá nhân hành động không đúng đắn hoặc để thưởng cho họ vì đã làm như vậy. Điều quan trọng là phải nhận ra rằng hối lộ có thể là bất cứ thứ gì có giá trị, và do đó nó không chỉ liên quan đến tiền. Ví dụ, hối lộ có thể bao gồm việc cung cấp dịch vụ giải trí, quà tặng, du lịch, lời mời làm việc và lợi ích cho gia đình hoặc bạn bè.
3.2. Một quan chức nhà nước bao gồm:
a) Một người nắm giữ bất kỳ vị trí lập pháp, hành chính, quản lý hoặc tư pháp nào, do được bổ nhiệm hay bầu chọn.
b) Người thực hiện các nhiệm vụ của một cơ quan hoặc vị trí công việc theo luật pháp của một quốc gia hoặc lãnh thổ (bao gồm cả nước ngoài), hoặc theo phong tục hoặc hiệp định của một quốc gia.
c) Một người làm việc trong cơ quan nhà nước, bao gồm thành viên của quân đội hoặc lực lượng cảnh sát.
d) Một chính trị gia, thẩm phán hoặc thành viên của cơ quan lập pháp của một quốc gia.
e) Một nhân viên, cán bộ hoặc nhà thầu của cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp thuộc sở hữu nhà nước.
f) Một nhân viên, nhà thầu hoặc người khác trong ngành công vụ của một tổ chức quốc tế (như Liên Hợp Quốc).
g) Một cá nhân đóng vai trò là một trung gian được ủy quyền của một quan chức nhà nước.
4. Những hành vi bị cấm
Theo Chính sách và Thủ tục này, Nhân viên của PPB Group, các đối tác kinh doanh và bất kỳ người liên quan nào khác đến PPB Group (bao gồm đại diện của họ) bị cấm:
a) Hối lộ một quan chức nhà nước
Nhân viên và các đối tác kinh doanh không được tìm cách hối lộ, tham ô hoặc gây ảnh hưởng không đúng đến một Quan chức nhà nước ở bất kỳ quốc gia nào. Những hành động như vậy là vi phạm trực tiếp Chính sách và Thủ tục ABAC và Quy tắc đạo đức của Tập đoàn. Hành vi này cũng là một hành vi vi phạm pháp luật ở nhiều địa phương mà Tập đoàn hoạt động. Hành vi hối lộ có thể khiến PPB Group và cá nhân bị phạt hình sự. Các khoản phạt này có thể bao gồm khoản tiền phạt không nhỏ và có thể khiến cho cá nhân bị đi tù. Các thành viên trong tập đoàn cũng có thể bị xử lý kỷ luật nội bộ, bao gồm cả việc bị sa thải.
b) Thực hiện một “Khoản phí bôi trơn”
Tập đoàn PPB cũng nghiêm cấm Nhân viên và Đối tác kinh doanh của mình thực hiện các khoản thanh toán bôi trơn cho quan chức ở bất kỳ quốc gia nào. Khoản thanh toán bôi trơn có thể cấu thành hành vi hối lộ với mục đích đẩy nhanh quy trình hành chính.
Để biết thêm thông tin về khoản phí bôi trơn, vui lòng tham khảo Chính sách và Thủ tục không thanh toán phí bôi trơn của Tập đoàn.
5. Làm việc với quan chức nhà nước
5.1. Mỗi công ty con thuộc tập đoàn PPB cần có các thủ tục phù hợp khi làm việc với các quan chức nhà nước. Thủ tục này bao gồm cả việc đào tạo để đảm bảo nhân viên của tập đoàn nắm bắt và hiểu được về các trường hợp đặc biệt áp dụng cho việc giao dịch với các quan chức nhà nước.
5.2. Nhân viên của Tập đoàn PPB phải tuân theo các nguyên tắc hướng dẫn và những điều cấm đã được trình bày chi tiết trong Chính sách và Thủ tục Không quà tặng cũng như Chính sách và Thủ tục giao tế và tiếp khách.
5.3. Nói chung, việc tặng quà, giao tế và tiếp khách quan chức nhà nước sẽ là không phù hợp trong một số trường hợp, bao gồm cả khi vị quan chức đang thực thi quyền hạn của họ, chẳng hạn như trong quy trình đấu thầu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp hạn chế và tùy thuộc vào luật pháp địa phương, điều này có thể được cho phép nếu được sự chấp thuận trước của Người đứng đầu Công ty (“HOC”) (chỉ dành cho các tổ chức nước ngoài), hoặc Giám đốc điều hành (“CEO”), hoặc Giám đốc Điều hành Tập đoàn (“Group MD”) và dựa trên khuyến nghị của HOD.
Để rõ ràng, quy trình phê duyệt theo Mục 5.3 ở trên không bao gồm việc cung cấp đồ ăn nhẹ như trà, cà phê và bánh mì, hoặc các bữa ăn tại các cơ sở của Tập đoàn PPB. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Chính sách và thủ tục không quà tặng và Chính sách và thủ tục giao tế và tiếp khách.
6. Vận động Hành lang Chính trị, Quyên góp Chính trị và Hoạt động Chính trị
6.1. Mọi hình thức vận động hành lang chính trị (hành động cố gắng gây ảnh hưởng đến các quyết định của các quan chức trong chính phủ) của Nhân viên hoặc Đối tác kinh doanh của PPB Group đều bị NGHIÊM CẤM.
6.2. Nghiêm cấm mọi hình thức quyên góp chính trị được thực hiện thay mặt cho Tập đoàn. Để biết thêm thông tin về quyên góp chính trị, vui lòng tham khảo Chính sách và thủ tục về Quyên góp và Tài trợ Từ thiện.
6.3. Nhân sự cấp cao [4] không được tham gia vào bất kỳ hoạt động chính trị nào, ví dụ: các hội nghị hoặc sự kiện tiệc tùng, nếu họ đang hoặc có thể được coi là đại diện cho Tập đoàn mà không có sự chấp thuận trước của HOC (chỉ dành cho các tổ chức nước ngoài), hoặc Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc điều hành của Tập đoàn.
Để rõ ràng, nhân viên chỉ tham dự các hoạt động chính trị với tư cách cá nhân, nghĩa là trong khi nhân viên không làm nhiệm vụ, không liên quan tới các văn phòng/nơi làm việc của Tập đoàn và không sử dụng Đồng phục, phương tiện đi lại hoặc logo của tập đoàn.
6.4. Bất kỳ bên thứ ba nào được ủy quyền thay mặt cho Tập đoàn PPB làm việc với quan chức nhà nước đều phải đọc và xác nhận rằng họ đã hiểu Chính sách và Thủ tục này.
7. Các khoản chi phí
Mọi khoản chi liên quan đến quà tặng, giao tế và tiếp khách cho quan chức nhà nước phải được phê duyệt theo Chính sách và Thủ tục không quà tặng cũng như Chính sách giao tế và tiếp khách của Tập đoàn.
8. Phát hiện và báo cáo
8.1. Tập đoàn PPB công nhận giá trị và coi trọng việc Nhân viên và Đối tác Kinh doanh báo cáo các trường hợp xác định hoặc nghi ngờ có xảy ra hối lộ quan chức nhà nước, cũng như báo cáo các hành vi tham nhũng khác, đồng thời khuyến khích việc báo cáo đó.
8.2. Nhân viên của tập đoàn nên cảnh giác với các trường hợp:
a) các thành viên khác trong tập đoàn, đối tác liên doanh, đối tác dự án hoặc cố vấn, cố gắng hoặc đã thành công trong việc hối lộ hoặc mua chuộc một quan chức, hoặc
b) khi hành vi của họ không đáp ứng các tiêu chuẩn về hành vi được yêu cầu theo Chính sách và Thủ tục này.
8.3. Các báo cáo liên quan đến các trường hợp hối lộ quan chức nhà nước, hoặc các ví dụ khác về hành vi tham nhũng, phải được thực hiện theo Chính sách và Thủ tục Tố giác sai phạm của Tập đoàn, hoặc báo cáo cho Cán bộ quản lý Rủi ro/ Liêm chính, hoặc Trưởng phòng Rủi ro/ Liêm chính, hoặc cho Phòng Liêm chính & Quản lý Rủi ro của tập đoàn PPB (“PPBHQ RMID”).
9. Những vấn đề khác
Các quan chức nhà nước thường có Quy tắc Ứng xử của riêng họ (hoặc tương đương) liên quan đến việc nhận quà, giao tế và tiếp khách. Các hướng dẫn này thường quy định rằng việc nhận quà tặng, giao tế và tiếp khách sẽ là không phù hợp trong rất nhiều trường hợp, bao gồm cả trường hợp người cung cấp quà tặng, giao tế và tiếp khách tham gia vào quá trình đấu thầu hoặc là đối tượng của một quyết định trong thẩm quyền nhiệm vụ hoặc có ảnh hưởng đáng kể tới nhân viên nhà nước khác có liên quan.
Tập đoàn khuyến nghị rằng tất cả Nhân viên của mình, Đối tác kinh doanh và bất kỳ bên thứ ba nào được ủy quyền làm việc với quan chức nhà nước thay mặt cho Tập đoàn PPB, cần phải đọc và làm quen với Quy tắc ứng xử của Công chức (hoặc tương đương) trước khi làm việc với họ.
GHI CHÚ:
[1] “Tập đoàn”, or “Tập đoàn PPB” là tập đoàn PPB Berhad và các công ty con.
[2] Bao gồm các nhân viên và thành viên hội đồng quản trị của tập đoàn.
[3] Trong phạm vi mục đích của Chính sách này, thuật ngữ “Đối tác kinh doanh” bao gồm, nhưng không giới hạn ở các nhà cung cấp, đại lý, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn, cố vấn, nhà phân phối, liên doanh hoặc đối tác, các bên liên kết và bất kỳ bên thứ ba khác đại diện cho PPB Group.
[4] “Nhân sự cấp cao” là nhân viên của tập đoàn với cấp bậc G8 trở lên.