VI

CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC GIAO TẾ VÀ TIẾP KHÁCH

1. Mục tiêu

1.1. Chính sách này được xem như một tài liệu hướng dẫn và tham khảo liên quan đến việc cho và/hoặc nhận giao tế và tiếp khách, nhằm ngăn chặn mọi hành vi tham nhũng. Chính sách và Thủ tục này sẽ:

a) hỗ trợ tránh xung đột lợi ích hoặc biểu hiện xung đột lợi ích trong bất kỳ giao dịch kinh doanh đang diễn ra hoặc tiềm năng với các đối tác kinh doanh [1].

b) thúc đẩy tính minh bạch trong việc cung cấp thông tin về việc đưa hoặc nhận giao tế và tiếp khách

c) hỗ trợ xây dựng mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp giữa tập đoàn PPB và các Đối tác kinh doanh của PPB

1.2 Chính sách và Quy trình này áp dụng cho các khoản chi tiêu cho Giao tế và tiếp khách do nhân viên [2] Tập đoàn PPB [3] trao hoặc nhận từ các Đối tác kinh doanh hiện tại hoặc tiềm năng, khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng hoặc bất kỳ bên thứ ba nào có giao dịch kinh doanh với Tập đoàn PPB.

1.3 Các chi phí này không áp dụng cho các cuộc họp trong nội bộ Tập đoàn, tức là giữa tập đoàn PPB và các công ty con. Khoản chi phí này sẽ tiếp tục được điều chỉnh theo Giới hạn thẩm quyền tài chính của Tập đoàn PPB (“FAL”) hoặc quy trình thanh toán nội bộ.

2. Định nghĩa

Các khoản chi phí giao tế và tiếp khách bao gồm:

        • cung cấp thức ăn và đồ uống
        • cung cấp hoạt động giải trí bao gồm giải trí, thể thao, nhà hát, tham quan và các hoạt động giải trí tương tự
        • đi lại, vận chuyển hoặc chỗ ở liên quan đến bất kỳ hoạt động nào nêu trên trong quá trình diễn ra giao dịch.

Việc này không bao gồm việc cung cấp đồ ăn nhẹ như trà, cà phê và bánh mì, hoặc các bữa ăn hợp lý tại cơ sở của Tập đoàn PPB

3. Phạm vi ủy quyền

Các Nhân sự sau đây của Tập đoàn PPB được phép sử dụng các chi phí giao tế và tiếp khách hợp lý theo Chính sách này để phục vụ lợi ích kinh doanh của Tập đoàn PPB:

        • Chủ tịch và Hội đồng quản trị
        • Giám đốc điều hành tập đoàn (“Group MD”)/ Giám đốc điều hành (“CEO”)
        • Người đứng đầu Công ty (“HOC”) / Trưởng phòng (“HOD”)
        • Nhân viên được ủy quyền bởi Group MD/ CEO/ HOC/ HOD

4. Các khoản chi và việc lưu trữ hồ sơ

4.1. Tất cả các chi phí Tiếp đãi và Giải trí do Nhân viên được ủy quyền sử dụng phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) có liên kết trực tiếp đến việc thúc đẩy lợi ích kinh doanh của Tập đoàn PPB (bao gồm bất kỳ khách mời nào được coi là có lợi cho việc thúc đẩy lợi ích kinh doanh của Tập đoàn PPB).

b) nhằm tạo ra và thúc đẩy việc xây dựng mối quan hệ thực sự, ví dụ: buổi chia sẻ kiến thức.

4.2. Cán bộ có thẩm quyền phê duyệt phải có khả năng xác định rằng khoản chi đó có liên quan đến kinh doanh.

4.3. Khoản chi tiêu phải được báo cáo và ủy quyền hợp lý, chính xác theo yêu cầu của FAL của Tập đoàn PPB hoặc các chính sách liên quan khác liên quan đến giới hạn thẩm quyền.

4.4. Chỉ có những khoản chi tiêu chi tiêu “hợp lý” và “thích hợp” mới được chấp thuận. Nhân viên được ủy quyền sẽ được hướng dẫn như sau:

a) thủ tục thanh toán chi phí của các Đơn vị Kinh doanh tương ứng có liên quan đến hạn mức giao tế và tiếp khác.

b) tần suất cung cấp các khoản chi đó.

Vui lòng tham khảo Tóm tắt hạn mức GHE để biết thêm thông tin.

4.5. Ví dụ về chi tiêu không “hợp lý và phù hợp” bao gồm:

a) khi có yếu tố rủi ro không thể chấp nhận được. Ví dụ: bất kỳ khoản chi nào khiến Tập đoàn PPB gặp rủi ro về mặt pháp lý hoặc tổn hại về uy tín.

b) cung cấp các bữa ăn, chuyến du lịch xa hoa (bao gồm cả chỗ ở), hoặc giải trí [4] không cần thiết và không chính đáng.

c) khi có sự không phù hợp rõ ràng giữa lượng chi tiêu và kết quả.

d) các chi phí giao tế và tiếp khách liên quan đến gia đình và bạn bè của Nhân viên và Đối tác Kinh doanh, hoặc không liên quan đến kinh doanh.

4.6. Ngoài những điều trên, tập đoàn NGHIÊM CẤM trả tiền hoặc tham gia vào bất kỳ hoạt động nào với chí phí quá đắt đỏ, bất hợp pháp và vô đạo đức. Ví dụ về chi tiêu không thể chấp nhận như sau:

a) giải trí tại các câu lạc bộ đêm.

b) cung cấp các dịch vụ tình dục.

c) xa hoa, phung phí hoặc không tương xứng.

4.7. Khi yêu cầu thanh toán các chi phí phát sinh cho việc giao tế và tiếp khách, Nhân viên được ủy quyền phải đưa đầy đủ các thông tin như sau:

a) Tên của tất cả những người nhận dịch vụ giao tế và tiếp khách đó từ tập đoàn PPB

b) Tên của tất cả những người khác nhận giao tế và tiếp khách, thông tin tổ chức và phòng ban của họ

c) Biên lai gốc hoặc hóa đơn thuế có chi tiết rõ ràng về chi phí phát sinh.

d) Ghi rõ mục đích của yêu cầu thanh toán, tức là chứng minh lợi ích kinh doanh của Tập đoàn PPB đã được nâng cao như thế nào do việc giao tế và tiếp khách đó mang lại

e) Các thông tin nào khác mà phòng Tài chính yêu cầu để thanh toán chi phí.

4.8. Khi phát sinh chi phí, Nhân sự cấp cao nhất tổ chức giao tế hoặc tiếp khách phải thanh toán và gửi yêu cầu phê duyệt theo FAL hoặc các thủ tục yêu cầu hiện có.

5. Hạn chế

5.1. Cần tránh hoặc từ chối mọi việc cho và nhận [5] giao tế và tiếp khách trong thời điểm nhạy cảm. Ví dụ về thời kỳ nhạy cảm (không đầy đủ) bao gồm:

a) Trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc đánh giá chất lượng bởi các tổ chức bên ngoài.

b) Trường hợp liên quan đến sự chấp thuận, chẳng hạn như trong quá trình xin giấy phép hoặc gia hạn giấy phép.

c) Trong quá trình đấu thầu, thương thảo hợp đồng.

Tuy nhiên, trong một số ít trường hợp, đôi khi có thể cho phép giao tế hợp lý [6] chẳng hạn như một bữa ăn xã giao cho nhóm tiến hành kiểm toán, kiểm tra hoặc đánh giá (nếu luật pháp địa phương cho phép) tại một nhà hàng với chi phí vừa phải, để đánh dấu việc kết thúc phiên đánh giá. Nhân viên phải được sự chấp thuận trước của HOC/CEO/MD của Tập đoàn, dựa trên khuyến nghị/ xác nhận của HOD, trước khi đưa hoặc nhận giao tế hoặc giao tế.

Đối với bất kỳ hoạt động giao tế dành cho cơ quan nhà nước hoặc quan chức nhà nước, phải được sự chấp thuận trước từ HOC/CEO/MD của Tập đoàn về đề xuất/ xác nhận của HOD và được khai báo trong Sổ đăng ký GHE.

Vui lòng tham khảo Phụ lục A và Phụ lục B để biết về quy trịnh kê khai giao tế và tiếp khách (cho và nhận) dành cho nhân viên.

5.2. Để rõ ràng, cả hai trường hợp (a) & (b) ở trên đều không bao gồm việc cung cấp đồ ăn nhẹ như trà, cà phê và bánh mì, hoặc các bữa ăn hợp lý tại cơ sở của Tập đoàn PPB.

5.3. Nhân viên phải có mặt (với tư cách là chủ, người chiêu đãi) khi cung cấp bất kỳ dịch vụ giao tế và tiếp khách nào. Nếu không, khoản chi phí đó chỉ được coi như một món quà.

5.4. Bất kỳ đề nghị chiêu đãi nào, như là du lịch, vận chuyển hoặc chỗ ở của các Đối tác kinh doanh chỉ được phép nếu nó được chỉ định trong hợp đồng. Mặt khác, bất kỳ đề nghị thanh toán nào cho chi phí đi lại, vận chuyển và ăn ở của Nhân viên đều cần có sự chấp thuận trước của HOC/CEO/giám đốc điều hành tập đoàn, theo đề xuất/ xác nhận của HOD.

Để rõ ràng, đề nghị vận chuyển với chi phí vừa phải, chẳng hạn như đề nghị từ các Đối tác kinh doanh để trả tiền taxi cho Nhân viên đến sân bay sau cuộc họp, được cho phép và không cần phải khai báo.

Phụ lục A: Quy trình kê khai việc giao tế và tiếp khách dành cho nhân viên
Phụ lục B: Quy trình kê khai việc nhận Giao tế và tiếp khách dành cho nhân viên

 

GHI CHÚ:

[1] Trong phạm vi mục đích của Chính sách này, thuật ngữ “Đối tác kinh doanh” bao gồm, nhưng không giới hạn ở các nhà cung cấp, đại lý, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn, cố vấn, nhà phân phối, liên doanh hoặc đối tác, các bên liên kết và bất kỳ bên thứ ba khác đại diện cho PPB Group.

[2] Đề cập đến các thành vieen HĐQT của tập đoàn PPB (điều hành và không điều hành) và nhân viên.

[3] Tập đoàn PPB đề cập đến tập đoàn PPB Berhad và các công ty con.

[4] Ví dụ về các trò giải trí xa hoa bao gồm các trò chơi gôn, vé VIP cho cuộc đua Công thức 1 hoặc vé VIP tại buổi hòa nhạc hoặc buổi biểu diễn quốc tế nổi tiếng.

[5] Việc nhận giao tế và tiếp khách có thể xảy ra khi Nhân viên thực hiện kiểm toán hoặc kiểm tra (các) Đối tác kinh doanh của Tập đoàn, như một phần của đánh giá hiệu suất hoặc kiểm soát chất lượng

[6] Vui lòng tham khảo Tóm tắt các hạn mức để biết định nghĩa về những gì được coi là chi phí hợp lý