Quyên góp và tài trợ từ thiện

CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC VỀ QUYÊN GÓP VÀ TÀI TRỢ TỪ THIỆN

1. Mục tiêu

1.1. Tập đoàn PPB ^[1] mong muốn có những đóng góp tích cực cho cộng đồng nơi mà tập đoàn hoạt động. Những đóng góp này có thể dưới dạng tiền (tài chính) hoặc đóng góp bằng hiện vật, bao gồm thời gian, nguồn lực và/hoặc các hình thức đóng góp hoặc tài trợ khác. Tuy nhiên, những đóng góp và tài trợ này có thể bị một số bên lạm dụng làm phương tiện cho hối lộ và tham nhũng.

1.2. Chính sách và Thủ tục này đặt ra các quy tắc để đảm bảo rằng Tập đoàn PPB đang hỗ trợ các tổ chức và tổ chức từ thiện hợp pháp và có uy tín.

1.3. Phòng Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp_CSR” của Tập đoàn và Phòng quản lý rủi ro & liêm chính của Tập đoàn PPB Berhad (“PPBHQ RMID”) sẽ thường xuyên xem xét chính sách này và có thể sửa đổi chính sách bất kỳ lúc nào để đảm bảo sự phát triển kinh doanh hoặc những thay đổi đối với luật pháp và quy định quốc tế hoặc quốc gia.

2. Định nghĩa

Theo chính sách này, các thuật ngữ dưới đây được định nghĩa như sau:

a) Đóng góp từ thiện: là việc cung cấp tiền mặt, địa điểm, thiết bị, nhân sự hoặc các lợi ích khác cho tổ chức hoặc cá nhân từ thiện hoặc một tổ chức khác được chỉ định hoặc có liên hệ với tổ chức từ thiện.

b) Quyên góp chính trị: là việc cung cấp tiền mặt, địa điểm, thiết bị, thời gian nhân sự hoặc các lợi ích khác cho một đảng phái chính trị, hoặc một cá nhân hoặc tổ chức được chỉ định hoặc có liên hệ với một thành viên của đảng phái chính trị.

c) Tài trợ: là việc cung cấp tiền mặt hoặc các lợi ích khác cho một cá nhân hoặc tổ chức để đổi lại hoặc hỗ trợ cá nhân hoặc tổ chức đó thực hiện một hành động (ví dụ: một cá nhân điều hành một cuộc đua hoặc tổ chức một sự kiện thể thao hoặc văn hóa hoặc một hội nghị).

d) Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (“CSR”): là việc Tập đoàn PPB mang lại lợi ích cho cộng đồng hoặc tổ chức (ví dụ: xây dựng trường học hoặc cung cấp thiết bị y tế cho bệnh viện).

e) Phòng Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp_“CSR” bao gồm các đại diện từ PPB Group Berhad và các Đơn vị Kinh doanh tương ứng của Tập đoàn (“BUs”).

3. Đóng góp từ thiện

3.1. Nói chung, tất cả các khoản quyên góp và tài trợ từ thiện (bao gồm các chương trình CSR) cho các bên bên ngoài đều được cho phép nếu chúng được yêu cầu vì lý do chính đáng và hợp pháp. Tất cả các yêu cầu quyên góp và tài trợ đều phải tuân theo các chính sách của Tập đoàn PPB để đảm bảo tính nhất quán và thống nhất trong toàn tổ chức.

3.2. Đối tượng thụ hưởng các khoản đóng góp do Tập đoàn PPB tài trợ là các tổ chức từ thiện phi lợi nhuận, pháp nhân hoặc cá nhân

3.3. Các khoản quyên góp và tài trợ từ thiện chỉ có thể được thực hiện đối với các tổ chức hợp pháp đã được đăng ký với Cơ quan đăng ký xã hội Malaysia (“ROS”) hoặc một số cơ quan chính phủ. Chúng có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

a) Các hiệp hội

b) Các câu lạc bộ

c) Các đoàn thể

d) Các doanh nghiệp xã hội

e) Các thể chế

f) Các tổ chức phi chính phủ (NGO)

g) Các trường phổ thông và đại học

h) Những trường hợp khác được đề xuất bởi Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp), đã được thẩm định và được sự chấp thuận của Người đứng đầu Công ty (“HOC”)/ Giám đốc Điều hành (“CEO”)/ Giám đốc Điều hành Tập đoàn (“Group MD”).

3.4. Các tổ chức nói trên có thể yêu cầu từ thiện cho các hoạt động liên quan đến những điều sau đây, theo chương trình CSR:

a) Giáo dục

b) Môi trường

c) Y tế

d) Thể thao

e) Văn hóa

f) Phúc lợi

g) Thảm họa, ví dụ: hỏa hoạn, lũ lụt hoặc lở đất

h) Những trường hợp khác được đề xuất bởi Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp), đã được thẩm định và được sự chấp thuận của Người đứng đầu Công ty (“HOC”)/ Giám đốc Điều hành (“CEO”)/ Giám đốc Điều hành Tập đoàn (“Group MD”).

4. Hạn chế

4.1. Không thực hiện quyên góp vì mục đích chính trị

4.1.1. Tập đoàn duy trì Chính sách nghiêm ngặt về việc không quyên góp vì mục đích chính trị. Điều này có nghĩa là không được phép sử dụng các quỹ hoặc tài nguyên của Tập đoàn (ví dụ: tài sản hoặc thiết bị) để tài trợ cho bất kỳ đảng chính trị, chiến dịch chính trị, quan chức chính trị, ứng cử viên chính trị hoặc đại diện ^[2] nào của họ cho dù là trực tiếp hay gián tiếp. Quỹ của Tập đoàn cũng không được sử dụng để thực hiện các khoản thanh toán chính trị dưới vỏ bọc quyên góp từ thiện.

4.1.2. Nhân viên của tập đoàn PPB được yêu cầu thông báo cho các Đối tác kinh doanh ^[3] của họ hoặc các bên thứ ba khác về Chính sách Không quyên góp vì mục đích chính trị của Tập đoàn.

4.1.3. Ngoài những điều trên, Tập đoàn cũng không đóng góp hoặc quyên góp cho các tổ chức có chính sách hoặc hoạt động không phù hợp với các giá trị của Tập đoàn.

4.2. Xung đột lợi ích

4.2.1. Xung đột Lợi ích là khi mối quan hệ cá nhân trở thành rào cản khiến cho một nhân viên không thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách công bằng và không thiên vị. Điều này xảy ra khi lợi ích riêng của Nhân viên cản trở hoặc không phù hợp với lợi ích của Tập đoàn, hoặc khi các thành viên gia đình hoặc bạn bè của nhân viên đó nhận được những lợi ích không phù hợp do những mối quan hệ này mang lại.

4.2.2. Khi Tập đoàn nhận được yêu cầu đóng góp hoặc tài trợ từ bên thứ ba, Nhân viên đề xuất hoặc phê duyệt khoản đóng góp SẼ phải khai báo mối quan hệ ^[4] của họ (nếu có) với bên thứ ba đó. Nhân viên phải hoàn thành Biểu mẫu Khai báo Xung đột Lợi ích trình HOD phê duyệt. Nếu cần, HOD có thể tham khảo ý kiến của HOC hoặc Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc điều hành của Tập đoàn trước khi quyết định thực hiện đóng góp. Bất kể xung đột lợi ích đó là thực tế, tiềm ẩn hay có thể nhận thấy được, các cá nhân nói trên không được tham gia vào việc đưa ra quyết định có thể bị ảnh hưởng bởi xung đột đó.

4.2.3. Nếu xung đột lợi ích liên quan đến HOC, nhân viên có thể gửi kê khai đến Giám đốc điều hành (“CEO”). Nếu xung đột lợi ích liên quan đến Giám đốc điều hành (“CEO”) hoặc Giám đốc điều hành tập đoàn (“Group MD”) thì nhân viên sẽ gửi bản kê khai đến chủ tịch hội đồng quản trị (“BOD”) Để biết thêm thông tin về quản lý Xung đột lợi ích, vui lòng tham khảo Chính sách và Thủ tục và Xung đột lợi ích.

4.3. Tập đoàn CẤM tất cả các khoản đóng góp từ thiện và tài trợ với mục đích kinh doanh, bất kể dưới hình thức nào, cho dù chúng được trao trực tiếp hay gián tiếp.

4.4. Các đối tác kinh doanh hoặc các bên thứ ba khác có thể yêu cầu quyên góp hoặc tài trợ trong giai đoạn nhạy cảm. Trong những trường hợp như vậy, KHÔNG NÊN xem xét yêu cầu trước, trong hoặc ngay sau khi đàm phán hợp đồng hoặc sự kiện quan trọng đó, như trong quá trình kiểm toán hoặc thanh tra, để tránh mọi nhận thức tiêu cực về hối lộ.

Ngoài ra, Nhân viên có thể tham khảo ý kiến của Cán bộ phụ trách rủi ro/ liêm chính hoặc Trưởng phòng quản lý rủi ro/ liêm chính hoặc PPBHQ RMID về yêu cầu đóng góp hoặc tài trợ nhận được trong giai đoạn nhạy cảm.

4.5. Để rõ ràng, khi Tập đoàn quyên góp từ thiện hoặc tài trợ cho một sự kiện của tổ chức nào đó (người nhận) và người nhận lại mời tập đoàn tham dự/ tham gia sự kiện nói trên, thì nhân viên được phép tham gia sự kiện đó, và cần có sự chấp thuận của HOD trước khi tham gia. Tập đoàn cho phép nhân viên nhận những món quà tặng doanh nghiệp hoặc những món quà tặng khi đến tham gia chương trình, mà những món quà này có giá trị hợp lí và được tặng cho tất cả những người tham dự. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Quy trình và Chính sách Không quà tặng và Hướng dẫn Ngoại lệ về Quà tặng.

5. Ủy quyền hoạt động từ thiện và tài trợ

5.1. Ngân sách liên quan đến đóng góp từ thiện và tài trợ được phê duyệt bởi Hội đồng quản trị của Tập đoàn PPB Berhad (“PPB Group BOD”). Kế hoạch CSR sẽ được xem xét sơ bộ bởi Phòng CSR. Sau đó, Phòng CSR sẽ trình ngân sách CSR của Tập đoàn cho Ban chỉ đạo phát triển bền vững của Tập đoàn PPB để phê duyệt về nguyên tắc, trước khi nhận được phê duyệt cuối cùng từ Hội đồng quản trị của Tập đoàn PPB.

5.2. Đối tượng nhận từ thiện và tài trợ sẽ được quyết định dựa trên đề xuất của Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp), đã được thẩm định và được HOC/CEO/Group MD chấp thuận.

5.3. Đối với các hoạt động quyên góp và tài trợ cho lễ hội, chẳng hạn như Tết Nguyên đán, Hari Raya Aidilfitri, v.v., phải được sự chấp thuận của Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (Tập đoàn FFM)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (Tập đoàn GSC) hoặc Phòng Tiếp thị Phòng Truyền thông (PPB Properties) (tùy từng trường hợp) và/hoặc HOC/CEO/MD tập đoàn, theo các thực thể tương ứng Giới hạn ủy quyền Tài chính (“FAL”).

5.4. Không được quyên góp từ thiện và tài trợ cho các cá nhân, trừ khi được sự chấp thuận của Phòng Phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp) và CEO/MD của Tập đoàn, theo FAL.

5.5. Đôi khi, Tập đoàn cũng có thể nhận được các đề nghị tài trợ, ví dụ: các đề nghị tài trợ thuộc một phần của chiến lược tiếp thị/khuyến mãi, theo đó nhà sản xuất đề nghị tài trợ các sản phẩm hoặc thiết bị của họ trong chương trình CSR của Tập đoàn. Bất kỳ đề nghị tài trợ nào mà công ty nhận được sẽ được đánh giá để đảm bảo tính hợp pháp và có các biện pháp kiểm soát thích hợp để ngăn chặn việc tài trợ ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Tập đoàn. Nhân viên cũng phải được sự chấp thuận bằng văn bản từ HOD của mình và HOC/CEO/MD của Tập đoàn.

5.6. Vui lòng tham khảo Chính sách CSR của các Đơn vị Kinh doanh tương ứng để biết thông tin chi tiết về cách quản lý các khoản đóng góp và yêu cầu tài trợ.

6. Tiến hành thẩm định

Tất cả các yêu cầu đóng góp từ thiện và tài trợ sẽ phải được xem xét kỹ lưỡng bởi Phòng  phát triển Bền vững (PPBHQ)/ Phòng Đối ngoại Doanh nghiệp (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp). Việc kiểm tra thẩm định là cần thiết để xác định tính hợp pháp của (các) yêu cầu, bao gồm tính hợp pháp của người yêu cầu và người thụ hưởng.

7. Thanh toán chi phí và lưu trữ hồ sơ

7.1. Đối với PPB Group HQ, tất cả các yêu cầu đóng góp và tài trợ, cả về tài chính và hiện vật, đều phải được gửi đến Phòng Phát triển bền vững. Đối với các đơn vị kinh doanh (BU) khác, yêu cầu bằng văn bản phải được gửi tới Phòng Đối ngoại Công ty (FFM Group)/ Phòng Quan hệ Công chúng và Thương hiệu (GSC Group) hoặc Phòng Truyền thông Tiếp thị (PPB Properties) (tùy từng trường hợp).

7.2. Tất cả các khoản thanh toán sẽ được thực hiện trực tiếp vào tài khoản ngân hàng chính thức của tổ chức từ thiện hoặc người yêu cầu (cá nhân). Không cho phép thanh toán của bên thứ ba, cho dù là cá nhân hay tổ chức khác.

7.3. rường hợp tài trợ cho người thụ hưởng liên quan đến bên thứ ba, ví dụ: nhà thầu/nhà cung cấp/nhà cung cấp dịch vụ, việc thanh toán sẽ được thực hiện trực tiếp cho bên thứ ba đối với công việc được thực hiện hoặc hàng hóa/dịch vụ được cung cấp.

7.4. Tất cả các giao dịch sẽ được ghi lại và lưu trữ hồ sơ một cách chính xác.

 

GHI CHÚ:

^[1] “Tập đoàn PPB Group” hoặc “Tập đoàn” là tập đoàn PPB Berhad và các công ty con.

^[2] Đại diện bao gồm cả vợ chồng và các thành viên trong gia đình.

^[3] Trong phạm vi mục đích của Chính sách này, thuật ngữ “Đối tác kinh doanh” bao gồm, nhưng không giới hạn ở các nhà cung cấp, đại lý, nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ, tư vấn, cố vấn, nhà phân phối, liên doanh hoặc đối tác, các bên liên kết và bất kỳ bên thứ ba khác đại diện cho PPB Group.

^[4] Mối quan hệ ở đây đề cập đến mối quan hệ với những người có quan hệ gần gũi với nhau, tức là người thân hoặc cộng sự thân thiết. Vui lòng tham khảo Chính sách Thủ tục và Xung đột Lợi ích để biết thêm thông tin.