CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC KHÔNG QUÀ TẶNG
1. Mục đích
1.1. Tập đoàn PPB[1] cam kết tiến hành hoạt động kinh doanh với tiêu chuẩn liêm chính cao nhất và quản trị tốt nhất.
1.2. Tập đoàn đã áp dụng “Chính sách và thủ tục không quà tặng”, theo đó, Nhân viên của Tập đoàn[2] và các thành viên gia đình của họ bị cấm nhận quà tặng dưới mọi hình thức, cho dù là trực tiếp hay gián tiếp, trong các giao dịch với bên thứ ba như các cổ đông, khách hàng (bao gồm cả khách hàng tiềm năng), đối tác và các nhà cung cấp, chỉ có một số ngoại lệ nhất định được chấp nhận.
1.3. Tập đoàn yêu cầu tất cả Nhân viên của mình tuân thủ Chính sách và Quy trình này, đặc biệt là trong các giao dịch kinh doanh đang diễn ra hoặc có khả năng diễn ra giữa Tập đoàn và các tổ chức bên ngoài, vì một món quà có thể được coi là hối lộ và có thể vi phạm luật chống hối lộ và tham nhũng của pháp luật hoặc làm xấu đi danh tiếng của Tập đoàn.
1.4. Nhân viên của Tập đoàn PPB có trách nhiệm thông báo cho các tổ chức bên ngoài có liên quan đến bất kỳ giao dịch kinh doanh nào với Tập đoàn về việc áp dụng “Chính sách Không tặng quà” và yêu cầu tổ chức bên ngoài hiểu và tuân thủ Chính sách và Quy trình này.
1.5. Việc cho và nhận các khoản đóng góp từ thiện và nhân đạo của Tập đoàn phải tuân theo các thủ tục riêng. Vui lòng tham khảo Chính sách và thủ tục Quyên góp và Tài trợ Từ thiện để biết thêm thông tin.
2. Nhận quà tặng
2.1. Tập đoàn nhận thức rất rõ rằng việc cho và nhận quà tặng có thể là một vấn đề rất tế nhị, trong một số nền văn hóa hoặc tình huống nhất định, tặng quà là một phần quan trọng trong nghi thức kinh doanh. Mặc dù đã được thông báo về “Chính sách và thủ tục không quà tặng” của Tập đoàn, một số tổ chức bên ngoài vẫn có thể muốn tặng quà cho Nhân viên của Tập đoàn và/hoặc thành viên gia đình của họ trong một số trường hợp không thuộc các trường hợp ngoại lệ chung.
2.2. Mặc dù nguyên tắc chung là từ chối hoặc trả lại những món quà đó ngay lập tức, việc nhận quà chỉ được phép trong một số trường hợp rất hạn chế, đó là những tình huống mà việc từ chối món quà có thể gây xúc phạm nghiêm trọng và có thể chấm dứt mối quan hệ kinh doanh của Tập đoàn với bên thứ ba, ví dụ như những món quà được trao trong những dịp theo phong tục tập quán như đám cưới hoặc đám tang.
2.3. Trừ khi được quy định khác theo Mục 4 dưới đây hoặc như được quy định trong Hướng dẫn Ngoại lệ về Quà tặng, trong những trường hợp hạn chế này, nhân viên phải báo cáo ngay về món quà cho Trưởng phòng (“HOD”) (bằng văn bản). Sau đó, HOD sẽ xác nhận bản kê khai này và xem xét chấp thuận hay trả lại món quà. Nếu cần, HOD có thể xin ý kiến từ Cán bộ phụ trách Rủi ro/Liêm chính, hoặc Trưởng phòng quản lý Rủi ro/ Liêm chính, hoặc Phòng Quản lý Rủi ro & Liêm chính của Tập đoàn PPB Berhad (“PPBHQ RMID”), và/hoặc HOD để xác nhận bản kê khai và nhận được sự chấp thuận của Giám đốc Điều hành (“CEO”)/ Giám đốc Điều hành Tập đoàn (“Group MD”) (đối với các công ty trong nước) hoặc Giám đốc Công ty (“HOC”) (đối với các công ty con nước ngoài). Sau đó, điều này phải được ghi lại trong Sổ đăng ký GHE. Thành viên hội đồng quản trị nên thông báo cho người đứng đầu công ty ngay khi có thể, để xin ý kiến về việc xử lý khi gặp tình huống tương tự.
Vui lòng tham khảo Phụ lục A để biết sơ đồ quy trình kê khai quà tặng đối với nhân viên.
2.4. Khi xác định những điều trên, người phê duyệt được kỳ vọng sẽ thận trọng và phán đoán đúng đắn trong từng trường hợp, có xem xét đến các yếu tố quan trọng bao gồm bản chất của món quà, mục đích của món quà, vị trí/thâm niên của (những) người cung cấp món quà, hoạt cảnh kinh doanh, bối cảnh, tính có đi có lại, luật áp dụng và chuẩn mực văn hóa.
2.5. Việc từ chối hoặc từ chối một món quà từ các tổ chức bên ngoài có thể tỏ ra thiếu tôn trọng. Tuy nhiên, trong những tình huống có xung đột về tình huống lợi ích (ví dụ: trong giai đoạn nhạy cảm như quá trình gọi thầu hoặc đấu thầu, trong đó món quà có tính chất cá nhân, được tặng bởi một trong những đấu thầu), thì rõ ràng những món quà như vậy không thể được chấp nhận. Trong tình huống này, món quà phải được trả lại một cách lịch sự kèm theo ghi chú giải thích về “Chính sách và thủ tục không quà tặng” của Tập đoàn.
3. Tặng quà
Nói chung, nhân viên không được phép tặng quà cho bên thứ ba, ngoại trừ HOC, hoặc Giám đốc điều hành hoặc Giám đốc điều hành tập đoàn và bất kỳ cán bộ nào khác được HOC/ Giám đốc điều hành/ Giám đốc điều hành tập đoàn ủy quyền để làm như vậy. Tuy nhiên, chỉ có một số ngoại lệ được phép tặng quà.
4. Những trường hợp ngoại lệ đối với “Chính sách và thủ tục không quà tặng”
4.1. Mặc dù nhìn chung Tập đoàn thực hiện “Chính sách và thủ tục không quà tặng”, vẫn có một số ngoại lệ đối với quy tắc chung, theo đó việc nhận và tặng quà được cho phép trong các trường hợp sau:
a) Trao đổi quà tặng ở cấp công ty với công ty, ví dụ: quà tặng được trao và nhận giữa các công ty như một phần của chuyến thăm chính thức công ty/ cuộc gọi xã giao/ lễ ký kết/ sự kiện ra mắt và sau đó món quà nói trên được coi là tài sản của công ty.
b) Quà tặng được tặng một cách công khai, minh bạch và được tặng cho tất cả những người tham dự liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chính thức của công ty, chẳng hạn như quà tặng khi đến tham dự sự kiện hoặc quà tặng kỷ niệm.
c) Quà tặng nhân dịp cá nhân mà Nhân viên có thể tặng hoặc nhận, không liên quan đến nhiệm vụ của họ và không tạo ra nghĩa vụ, chẳng hạn như quà tặng từ các thành viên gia đình hoặc đồng nghiệp nhân dịp sinh nhật, đám cưới, nghỉ hưu, từ chức, v.v.
d) Quà tặng doanh nghiệp có giá trị hợp lý thường có logo của doanh nghiệp, ví dụ: áo phông, bút, sổ, lịch và các mặt hàng tiếp thị hoặc quảng cáo khác[3], là một phần của hoạt động xây dựng thương hiệu, được tặng như một phần của phép lịch sự kinh doanh nói chung và là một thông lệ phổ biến trong ngành/môi trường kinh doanh của nó.
e) Quà tặng hoặc nhận từ các đối tác bên ngoài không có giao dịch kinh doanh với Tập đoàn, ví dụ: quà tặng bằng tiền hoặc quà tặng bằng hiện vật cho các tổ chức từ thiện.
f) Quà tặng khác, ví dụ: quà tặng nghi lễ hoặc phong tục, được nêu trong Hướng dẫn Ngoại lệ về Quà tặng.
4.2. Rõ ràng, quà tặng của công ty có giá trị hợp lý, như được nêu trong Mục 4.1 (d) ở trên, được cho phép, ngay cả trong giai đoạn nhạy cảm vì đây được coi là một phần của hoạt động tiếp thị, xây dựng thương hiệu và quảng bá cũng như là một phần của phép lịch sự chung với bên thứ ba, bao gồm cả các quan chức nhà nước, với điều kiện không có dấu hiệu của sự hối lộ.
4.3. Ngay cả trong những trường hợp ngoại lệ nêu trên, Nhân viên của Tập đoàn PPB được kỳ vọng sẽ đưa ra quyết định đúng đắn trong việc xử lý các hoạt động tặng quà và hành xử theo cách như sau:
a) Luôn luôn duy trì sự liêm chính ở mức cao nhất
b) Luôn thận trọng và phán đoán đúng đắn.
c) Thực hiện công khai, minh bạch, không giấu giếm.
d) Tránh xung đột lợi ích.
e) Không được lợi dụng chức vụ, quyền hạn để tư lợi gây thiệt hại cho Tập đoàn.
f) Không có ý định gây ảnh hưởng bất hợp pháp đến bên thứ ba để họ làm hoặc không làm điều gì đó nhằm đạt được hoặc duy trì hoạt động kinh doanh cho Tập đoàn.
g) Tuân thủ luật pháp, quy định hiện hành và tất cả các chính sách và thủ tục của Tập đoàn.
Ngoài các trường hợp ngoại lệ được chỉ định trong Mục 4 của chính sách này, vui lòng tham khảo Hướng dẫn các trường hợp ngoại lệ về quà tặng để biết các trường hợp ngoại lệ khác theo “Chính sách và thủ tục không quà tặng” này.
5. Hậu quả của việc không tuân thủ “Chính sách và thủ tục không quà tặng”
Mọi hành vi không tuân thủ hoặc vi phạm Chính sách và Quy trình Không tặng quà này, bao gồm cả Hướng dẫn các trường hợp ngoại lệ về quà tặng, có thể cấu thành hành vi sai trái hoặc vi phạm các điều khoản và điều kiện tuyển dụng (đối với nhân viên) và tập đoàn có thể thực hiệc việc kỷ luật đối với nhân viên đó. Đối với hội đồng quản trị, việc không kê khai nêu trên có thể khiến họ bị chấm dứt quan hệ lao động với tập đoàn.
6. Các thông tin khác
Để có thêm thông tin và hướng dẫn, nhân viên có thể liên hệ với Phòng quản lý rủi ro & liêm chính của PPB HQ hoặc liên hệ với Trưởng phòng quản lý rủi ro/liêm chính của các công ty tương ứng hoặc Cán bộ quản lý rủi ro/liêm chính.
Các Đối tác Kinh doanh và các bên thứ ba khác có thể liên hệ với Bộ phận Đối ngoại của PPB theo địa chỉ email: corporateaffairs@ppb.com.my nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Chính sách và thủ tục này.
Phụ lục A: Sơ đồ quy trình kê khai quà tặng đối với nhân viên
GHI CHÚ:
[1] “Tập đoàn PPB” hoặc “tập đoàn” là Tập đoàn PPB Berhad và các công ty con
[2] Nghĩa là hội đồng quản trị tập đoàn PPB (bao gồm điều hành và không điều hành) và các nhân viên
[3] Ví dụ (không đầy đủ) về các mặt hàng tiếp thị hoặc quảng cáo bao gồm hàng hóa/sản phẩm từ các công ty con hoặc công ty liên kết của Tập đoàn PPB, ví dụ: Vé xem phim/phiếu mua hàng của Golden Screen Cinema, hàng ưu đãi; các sản phẩm của FFM Berhad, chẳng hạn như bột mì hoặc dầu ăn, thực phẩm lễ hội hoặc quà tặng từ Tập đoàn Shangri-La, v.v.