Chính sách chống hối lộ và tham nhũng

1. Giới thiệu

1.1 Liêm chính là giá trị cốt lõi và là nguyên tắc chủ đạo trong các quyết định và hành động tại nơi làm việc. Là một công ty con của FFM, và là thành viên của Tập đoàn PPB, công ty TNHH Xay lúa mì Việt Nam (gọi tắt là “Công ty”) cam kết hoạt động kinh doanh một cách công bằng, cởi mở, trung thực và minh bạch. Mọi công việc được thực hiện đều phải tuân theo các chuẩn mực đạo đức cao nhất.

1.2 Hối lộ và tham nhũng làm hại đến đạo đức kinh doanh và làm tổn thương danh dự của một tổ chức. Do đó, Công ty kiên quyết phản đối mọi hành vi không phù hợp, hoặc bất hợp pháp, làm ảnh hưởng đến kinh doanh minh bạch.

1.3 Chính sách chống hối lộ và tham nhũng (“Chính sách CHL&TN”) quy định rõ ràng về hành vi ứng xử mà Công ty mong đợi đối với nhân viên Công ty. Chính sách CHL&TN này đã được thông qua theo Chính sách CHL&TN của Tập đoàn PPB. Chính sách này cũng được áp dụng đối với bất kỳ bên thứ ba nào thực hiện các dịch vụ cho Công ty và nhân danh Công ty.

2. Mục tiêu

2.1 Ban lãnh đạo Công ty cam kết tuân thủ Luật chống hối lộ và tham nhũng tại Malaysia và tất cả các quốc gia mà Công ty hoạt động. Do đó, Chính sách CHL&TN này đã được xây dựng với mục tiêu đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định nói trên; và đặt ra vị trí tổng thể của Công ty về hối lộ và tham nhũng dưới mọi hình thức, như thương lượng với các bên thứ ba, quản lý xung đột lợi ích, quà tặng, tiếp khách và tố cáo.

2.2 Mục tiêu quan trọng nhất của Chính sách CHL&TN này là đưa ra hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên và các đối tác kinh doanh của Công ty phát hiện và ứng xử với các vấn đề hối lộ và tham nhũng, cũng như hiểu được vai trò và trách nhiệm của họ.

2.3 Chính sách CHL&TN này cũng nên được đọc cùng với các chính sách và quy định khác có liên quan, như Khung chống hối lộ và tham nhũng, Sổ tay nhân viên, Quy tắc ứng xử và đạo đức, Chính sách Tố cáo và Hướng dẫn chống hối lộ và tham nhũng (“Hướng dẫn CHL&TN”).

3. Phạm vi

Chính sách CHL&TN này áp dụng đối với:

(a) giám đốc (cả điều hành và không phải điều hành), quản lý, nhân viên của Công ty (bao gồm nhân viên chính thức, nhân viên thời vụ và nhân viên ký hợp đồng (có thời hạn), và tình nguyện viên (gọi tắt là “Nhân viên”).

(b) bất kỳ bên thứ ba (cá nhân hoặc tổ chức) nào thực hiện các dịch vụ cho Công ty hoặc nhân danh Công ty. Điều này bao gồm khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng, liên doanh, đối tác liên doanh, nhà thầu, tư vấn, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, đại lý, nhà phân phối, đại diện, trung gian và nhà đầu tư (gọi chung là “Đối tác kinh doanh”); và

(c) các đơn vị liên doanh trong đó Công ty có lợi ích của cổ đông không kiểm soát, các công ty liên doanh và các công ty liên kết được khuyến khích áp dụng các nguyên tắc này hoặc các nguyên tắc tương tự.

4. Định nghĩa

Trong chính sách CHL&TN này:

(a) Hối lộ nghĩa là hành động cho “lợi ích” để đổi lấy một loại ảnh hưởng hoặc hành động đền đáp nào đó, mà người nhận đáng lẽ đã không nhận.

(b) Công ty nghĩa là Công ty TNHH Xay lúa mì Việt Nam (Mã số doanh nghiệp: 3500666322).

(c) Tham nhũng là lạm dụng quyền lực cá nhân để trục lợi. Về cơ bản, đó là hành động nhận bất kỳ lợi ích hoặc khoản thưởng nào dưới dạng tiền mặt hoặc hiện vật có giá trị cao, để thực hiện một nhiệm vụ liên quan đến công việc của cá nhân đó.

(d) Khoản phí bôi trơn là một khoản thanh toán hoặc điều khoản khác được thực hiện cho hoặc nhận cá nhân từ bên thứ ba để kiểm soát quá trình hoặc quyết định, nhằm đảm bảo hoặc tiến hành một nhiệm vụ hoặc chức năng hành chính thông thường.

(e) Lợi ích được hiểu là ‘một thứ gì đó có giá trị’, bao gồm nhưng không giới hạn ở tiền, từ thiện, quà tặng, khoản vay, lệ phí, phần thưởng, chứng khoán, thông tin, tài sản hoặc lợi ích của tài sản, việc làm, bổ nhiệm, phát hành, khất nợ, bàn giao, hứa hẹn, giảm giá, chiết khấu, dịch vụ việc làm hoặc hợp đồng lao động hoặc dịch vụ và thỏa thuận cung cấp việc làm hoặc cung cấp dịch vụ trong bất kỳ khả năng nào.

(f) Phòng Nhân sự trong chính sách này đề cập đến Phòng Nhân sự của Công ty.

(g) Đạo luật MACC là Đạo luật của Uỷ ban chống tham nhũng của Malaysia năm 2009 (bao gồm cả các bản sửa đổi).

(h) Cán bộ quản lý rủi ro trong chính sách này đề cập đến Cán bộ quản lý rủi ro của Công ty.

5. Tuyên bố về chống hối lộ và tham nhũng

5.1 Công ty áp dụng các biện pháp xử lý không khoan nhượng đối với tất cả các hình thức hối lộ và tham nhũng và sẽ nghiêm túc thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình một cách đạo đức, trung thực và với tiêu chuẩn cao về sự liêm chính. Điều này cũng áp dụng cho các hoạt động kinh doanh của Công ty tại tất cả các quốc gia trên toàn thế giới.

5.2 Các quy định trong Chính sách CHL&TN này đều dựa trên các yêu cầu pháp lý, do đó, vi phạm chính sách này có thể khiến các cá nhân và Công ty phải chịu các chế tài, bao gồm phạt tiền và phạt tù. Việc vi phạm này cũng có thể làm tổn hại nghiêm trọng đến uy tín của Công ty và Nhân viên của Công ty. Như vậy, Nhân viên và Đối tác kinh doanh sẽ không cung cấp, cho, nhận hoặc mời chào, dù trực tiếp hay gián tiếp, bất kỳ thứ gì có giá trị, nhằm cố tình gây ảnh hưởng bất hợp pháp đến các quyết định hoặc hành động của một cá nhân có vị trí tin cậy trong một tổ chức, cho dù việc làm đó nhằm mục đích đảm bảo cho lợi ích của Công ty hay những người liên quan đến giao dịch.

5.3 Quy định chống hối lộ và tham nhũng áp dụng như nhau đối với các giao dịch kinh doanh của Công ty với các đơn vị nhà nước (khu vực công) và thương mại (khu vực tư nhân), và bao gồm giám đốc, nhân viên, đại lý, chuyên gia tư vấn, đại diện của các đơn vị trên và các đại diện được chỉ định khác như công chức, chính trị gia và cơ quan công quyền.

5.4 Công ty cũng sẽ tiến hành thẩm định đối với tất cả Nhân viên (bao gồm cả Nhân viên sẽ tuyển dụng trong tương lai), Đối tác kinh doanh, các dự án và hoạt động kinh doanh chính bao gồm từ thiện và tài trợ, đặc biệt là các hoạt động có rủi ro cao về nguy cơ xảy ra hối lộ và tham nhũng theo Chính sách CHL&TN này.

5.5 Công ty khuyến khích Nhân viên và Đối tác kinh doanh báo cáo tất cả các trường hợp có nghi ngờ, hoặc các hành động cố tình vi phạm quy định về hối lộ và tham nhũng, đồng thời cấm các hành vi trả thù những người đã trung thực báo cáo. Công ty sẽ đảm bảo an toàn cho nhân viên, không bị phạt hoặc trả thù vì đã từ chối đưa hoặc nhận hối lộ hoặc từ chối tham gia vào các hành vi bất hợp pháp.

6. Nguyên tắc chống hối lộ và tham nhũng

6.1 Xung đột lợi ích

6.1.1 Xung đột lợi ích có thể phát sinh khi Nhân viên tham gia kinh doanh hoặc các hoạt động khác bên ngoài Công ty hoặc phát sinh lợi ích cá nhân và điều đó có lợi cho bản thân hoặc (những) người có mối quan hệ thân cận với họ (ví dụ người thân hoặc đối tác thân thiết), và các hoạt động đó cạnh tranh hoặc xung đột với lợi ích của công ty.

6.1.2 Người lao động phải được sự chấp thuận bằng văn bản của người đứng đầu công ty trước khi thực hiện các hoạt động có thể làm phát sinh xung đột lợi ích.

6.1.3 Việc khai báo về xung đột định kỳ được áp dụng cho tất cả nhân viên. Ngoài ra, nhân viên phải khai báo bổ sung ngay khi có các xung đột lợi ích phát sinh.

6.2 Quà tặng và tiếp đãi

6.2.1 Nhìn chung, Nhân viên có thể chấp nhận hoặc đề nghị quà tặng và tiếp đãi CHỈ khi:

(i) Quà tặng không thường xuyên;

(ii) Quà tặng hợp lý và không có giá trị quá lớn;

(iii) Các món quà tặng này không gây ảnh hưởng sai trái hoặc không có nguy cơ gây ảnh hưởng sai trái đến một quyết định nào đó

6.2.2 Ngoài các quy định trên, mọi sự chấp nhận hoặc đề nghị quà tặng và tiếp đãi đều phải tuân theo các giới hạn thẩm quyền theo quy định trong Hướng dẫn CHL&TN.

6.2.3 Nhận quà tặng và tiếp đãi

(a) Được phép nhận quà tặng và tiếp đãi, miễn là quà tặng và sự tiếp đãi đó có giá trị vừa phải và phù hợp với tình huống/ cấp bậc. Nhân viên không nên chấp nhận bất kỳ món quà hoặc tiếp đãi nào nếu nó có thể bị hiểu sai như một phần thưởng, một sự xúi giục hoặc các hành vi tham nhũng khác.

(b) Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, Nhân viên hoặc (những) người thân của họ, ví dụ như vợ/ chồng, thành viên trong gia đình, người thân hoặc đồng nghiệp thân thiết, đều bị NGHIÊM CẤM nhận quà tặng dưới dạng tiền mặt hoặc tương đương tiền (bao gồm giấy chứng nhận quà tặng, khoản vay, hoa hồng, phiếu giảm giá, chiết khấu hoặc bất kỳ hình thức liên quan nào khác), trừ khi đó là một phần của thông lệ và điều này nên được giới hạn ở một mệnh giá và báo cáo cho các cán bộ Quản lý rủi ro, phòng Nhân sự và Giám đốc quản lý rủi ro của FFM.

(c) Ví dụ về quà tặng và tiếp đãi được chấp nhận như sau:

• Quà tặng: khuyến mại của công ty, quà tặng theo mùa hoặc lễ hội.
• Tiếp đãi: Đồ uống (trà/ cà phê) hoặc bữa trưa trong ngày làm việc, không vượt quá tần suất được quy định trong Hướng dẫn CHL&TN.

6.2.4 Tặng quà tặng và tiếp đãi

(a) Nhân viên sẽ không được đưa ra đề nghị hoặc tặng quà hay tiếp đãi, nếu họ biết hoặc nghi ngờ rằng điều đó sẽ vi phạm các quy tắc của tổ chức nơi người nhận làm việc hoặc trái với luật pháp địa phương.

(b) Công ty có thể tặng các món quà tặng doanh nghiệp, tức là những sản phẩm mang biểu tượng/ bản sắc của Công ty vì mục đích quảng cáo/ xây dựng thương hiệu/ tiếp thị. Bất kỳ việc tặng quà hoặc tiếp đãi nào đều phải được chấp thuận theo thẩm quyền được chỉ định trong Hướng dẫn CHL&TN và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Quà tặng và tiếp đãi chỉ giới hạn, phải thông thường và hợp lệ trong mọi trường hợp;
• Việc tặng quà/ nhận quà và tiếp đãi không có hoặc được coi là có bất kỳ tác động nào đến công việc hoặc quyết định;
• Không kỳ vọng bất kỳ lợi ích cụ thể hay lợi ích không chính đáng từ người nhận;
• Việc tặng quà này là độc lập và không làm ảnh hưởng đến các phán quyết kinh doanh của người nhận;
• Người tặng không có ý định lừa đảo hoặc phạm tội thông qua việc tặng quà; và
• Việc tặng quà và tiếp đãi được thực hiện một cách rõ ràng và minh bạch.

(c) Nhân viên của Công ty phải có mặt (với tư cách là người tổ chức) khi tiếp đãi. Nếu không, khoản chi tiêu đó sẽ được coi như một món quà tặng.

6.2.5 Để biết thêm thông tin về quản lý việc quà tặng và tiếp đãi, vui lòng tham khảo Hướng dẫn CHL&TN.

6.3 Giao tế

6.3.1 Giao tế có thể bị coi là một khoản hối lộ nếu nó được thực hiện với mục đích gây ảnh hưởng đến ai đó để thực hiện công việc không đúng, hoặc như một phần thưởng cho hành động không đúng. Nhân viên được phép đề nghị hoặc chấp nhận việc chiêu đãi, miễn là có lý do hợp lý và tuân theo các giới hạn thẩm quyền được chỉ định trong Hướng dẫn CHL&TN.

6.3.2 NGHIÊM CẤM nhân viên chi trả hoặc tham gia bất kỳ hoạt động giao tế nào với chi phí quá cao, bất hợp pháp và vô đạo đức như lãng phí/ xa hoa, không liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty hoặc việc chiêu đã đối tác kinh doanh (bao gồm cả đối tác kinh doanh tiềm năng) trong quy trình mua hàng có thể khiến Công ty bị bất lợi hoặc có những ảnh hưởng tiêu cực.

6.3.3 Hoạt động giao tế chỉ áp dụng đối với những cá nhân với mục đích công việc hợp pháp. Công ty sẽ không thanh toán hoặc hoàn trả chi phí cho những người có liên quan với cá nhân nói trên, như vợ/ chồng, thành viên gia đình, người thân hoặc cộng sự thân thiết, mà không có mục đích kinh doanh hợp pháp với Công ty.

6.4 Ủng hộ và tài trợ

6.4.1 Công ty cho phép quyên góp từ thiện và tài trợ vì những lý do chính đáng và phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành. Tuy nhiên, Công ty NGHIÊM CẤM việc cho và nhận các khoản ủng hộ và tài trợ làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh.

6.4.2 Tất cả các yêu cầu quyên góp từ thiện và tài trợ đều phải được kiểm tra thường xuyên và theo các giới hạn thẩm quyền được chỉ định trong Hướng dẫn CHL&TN.

6.5 Đóng góp chính trị

6.5.1 Nhìn chung, Công ty KHÔNG thực hiện hoặc đóng góp chính trị bằng tiền hoặc hiện vật cho bất kỳ đảng phái chính trị, quan chức chính trị hoặc ứng cử viên nào đang tranh cử.

6.5.2 Công ty CHỈ đóng góp chính trị khi những đóng góp đó được cho phép theo luật hiện hành. Thẩm quyền phê duyệt những đóng góp chính trị thuộc hội đồng quản trị của FFM, theo sự tham vấn trước từ người đứng đầu FFM và Giám đốc điều hành của tập đoàn PPB.

6.5.3 Công ty sẽ KHÔNG thực hiện bất cứ đóng góp chính trị nào với mục đích duy trì hoạt động kinh doanh hoặc mang lại lợi ích cho Công ty.

6.6 Khoản phí bôi trơn

6.6.1 Khoản phí bôi trơn là bất hợp pháp và được coi là hành vi hối lộ và tham nhũng theo Đạo luật MACC. Do đó, Công ty nghiêm cấm Nhân viên hoặc Đối tác kinh doanh thay mặt cho Công ty cung cấp, mời chào hoặc hứa hẹn các khoản phí bôi trơn dưới mọi hình thức. Nhân viên cũng bị cấm nhận hoặc đòi hỏi các khoản phí bôi trơn đó bất kể bằng tiền mặt hoặc hiện vật.

6.7 Tuyển dụng, thăng chức hoặc hỗ trợ nhân viên

6.7.1 Việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất công việc, lương thưởng, ghi nhận và thăng chức cho nhân viên sẽ được lên kế hoạch và cập nhật một cách thường xuyên và liêm chính. Công ty sẽ không tuyển dụng các ứng viên đã từng mang lại lợi ích sai trái cho Công ty khi còn công tác ở các tổ chức trước đây.

6.8 Đối tác kinh doanh

6.8.1 Công ty cam kết thực hiện kinh doanh một cách công bằng, minh bạch và đạo đức. Công ty sẽ chỉ thực hiện kinh doanh với các doanh nghiệp hoặc cá nhân có chung giá trị và sẽ duy trì các nguyên tắc của Công ty trong việc áp dụng các tiêu chuẩn đạo đức vào giao dịch kinh doanh.

7. Phòng tuân thủ chống hối lộ và tham nhũng

7.1 Công ty sẽ duy trì phòng chức năng độc lập về việc tuân thủ chống hối lộ và tham nhũng thông qua Cán bộ rủi ro và phòng Nhân sự, phối hợp với Phòng quản lý rủi ro và liêm chính của Tập đoàn PPB để giám sát việc lên kế hoạch, thực hiện, quản lý và cải thiện các chính sách và thủ tục chống hối lộ và tham nhũng của Công ty (chương trình Liêm chính).

8. Đào tạo và nhận thức

8.1 Công ty sẽ tiến hành các chương trình nâng cao nhận thức cho tất cả các Nhân viên về các tình huống và thực hành về liêm chính và đạo đức, chống hối lộ và tham nhũng.

8.2 Việc đào tạo sẽ được tổ chức thường xuyên, phù hợp với mức nguy cơ xảy ra hối lộ và tham nhũng liên quan đến các tình huống và phòng ban.

9. Khai báo (tố cáo)

9.1 Công ty khuyến khích mạnh mẽ nhân viên khai báo (tố giác) các trường hợp hối lộ và tham nhũng đã xảy ra hoặc các trường hợp có nghi ngờ xảy ra hối lộ và tham nhũng mà không sợ bị trả thù hoặc trù dập.

9.2 Công ty đã đưa ra quy trình khai báo về hối lộ, tham nhũng và các hình thức sai trái khác, bao gồm cả vi phạm Chính sách CHL&TN này, thông qua các kênh bảo mật đã được xây dựng sẵn mà tất cả các Nhân viên và các cơ quan bên ngoài bao gồm cả các Đối tác kinh doanh đều có thể tiếp cận và sử dụng. Chi tiết về quy trình tố cáo được nêu trong Chính sách Tố cáo của Công ty.

9.3 Công ty yêu cầu tất cả nhân viên phải cam kết tuân thủ chính sách này. Công ty đảm bảo rằng những người tố cáo sẽ không bị trả thù, trù dập hoặc bị làm hại bằng bất cứ hình thức nào, miễn là báo cáo đúng sai phạm (nghĩa là việc báo cáo không nhằm mục đích gây hiềm khích và vô căn cứ nhằm gây tổn hại cho cá nhân hoặc tổ chức khác). Cá nhân vẫn sẽ được bảo vệ nếu kết quả điều tra sau đó cho thấy rằng người tố cáo bị nhầm lẫn về các sự kiện, quy tắc và thủ tục liên quan.

10. Hồ sơ lưu trữ

10.1 Công ty sẽ lưu trữ các số liệu, các hồ sơ liên quan một cách chi tiết và chính xác; đồng thời sẽ có các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp để làm bằng chứng cho tất cả các khoản thanh toán được thực hiện. Công ty sẽ báo cáo và lưu giữ hồ sơ về số lượng và lý do tặng quà, tiếp đãi và giao tế đã nhận và tặng, bao gồm đóng góp, tài trợ và các chi phí tương tự, và các chi phí đó phải được xem xét quản lý.

11. Kiểm tra và giám sát

11.1 Cán bộ quản lý rủi ro và phòng Nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi tính đầy đủ và hiệu quả của việc áp dụng Chính sách này và thường xuyên xem xét việc thực hiện chính sách, bao gồm đánh giá sự phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của nó.

11.2 Các hệ thống và quy trình kiểm soát nội bộ được xây dựng để ngăn chặn hối lộ và tham nhũng phải được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng tính hiệu quả thực tế.

11.3 Công ty có thể sửa đổi Chính sách CHL&TN này bất cứ lúc nào để cải thiện hiệu quả trong việc chống hối lộ và tham nhũng.

12. Không tuân thủ

12.1 Hối lộ và tham nhũng bị coi là những vấn đề nghiêm trọng và Công ty sẽ áp dụng các chế tài trong trường hợp không tuân thủ chính sách này. Nhân viên không tuân thủ chính sách này sẽ bị kỷ luật, dẫn đến cao hơn bao gồm sa thải.

12.2 Đối với Đối tác kinh doanh và các cơ quan bên ngoài, việc không tuân thủ có thể dẫn đến các chế tài, trong đó bao gồm chấm dứt hợp đồng. Trong trường hợp lợi ích của Công ty đã bị ảnh hưởng do sự không tuân thủ của các cá nhân và tổ chức, Công ty sẽ áp dụng các hành động pháp lý cao hơn để xử lý sai phạm.

13. Sở hữu

13.1 Chính sách CHL&TN này thuộc sở hữu của Công ty. Mọi phản hồi hoặc yêu cầu nào liên quan đến các quy định của chính sách này sẽ được chuyển đến Cán bộ quản lý rủi ro và phòng Nhân sự hoặc Giám đốc quản lý rủi ro của FFM.