Chính sách Tập đoàn Wilmar:
Quy tắc Ứng xử

1. Quy tắc chung

Mỗi Nhân viên phải duy trì hành vi ứng xử cá nhân và đạo đức phù hợp để chúng ta cùng duy trì và phát triển tiêu chuẩn ứng xử đồng bộ trong Công ty và Tập đoàn. Trường hợp Nhân viên không tuân thủ Quy tắc ứng xử sẽ phải chịu kỷ luật.

2. Quy định liên quan đến Quy tắc Ứng xử

(a) Bộ quy tắc này bao gồm 3 nội dung chính:

(i) Tránh mâu thuẫn về lợi ích.

(ii) Tránh lợi dụng và/hoặc lạm dụng chức quyền.

(iii) Để đảm bảo tính bảo mật thông tin và ngăn chặn lạm dụng thông tin trong quá trình làm việc tại Công ty cho mục đích cá nhân hay bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích của Công ty.

(b) Bên cạnh những nội dung chính nêu trên, Nhân viên phải đảm bảo trách nhiệm cá nhân cho hành động của mình, tuân thủ cao nhất các tiêu chuẩn về trung thực và liêm chính, điều mà Tập đoàn và Công ty luôn mong muốn ở mỗi nhân viên.

3. Xung đột lợi ích

(a) Trong suốt thời gian làm việc tại Tập đoàn hoặc Công ty, tất cả Nhân viên không được phép làm việc hoặc hoạt động kinh doanh có thu lợi dưới bất kỳ hình thức nào mà hành vi đó có nguy cơ làm ảnh hưởng đến uy tín, lợi ích và tài sản của Tập đoàn hoặc Công ty, trừ trường hợp đã có văn bản được phê duyệt trước của Công ty hoặc Tập đoàn.

(b) Nghiêm cấm tất cả Nhân viên, đặc biệt là nhân viên thị trường (nhân viên không làm công việc văn phòng) tham gia vào bất kỳ công việc riêng hoặc hình thức thương mại nào vì mục đích cá nhân cho dù công việc đó được thực hiện bên trong hay bên ngoài phạm vi của công ty.

(c) Tất cả nhân viên phải luôn luôn hành động vì lợi ích cao nhất của Công ty hoặc Tập đoàn. Để tránh những trường hợp có thể xảy ra mâu thuẫn về lợi ích, Nhân viên không nên tham gia vào bất kỳ hoạt động, lợi ích, đầu tư hoặc liên kết nào mà có thể có liên quan đến lợi ích của Công ty hoặc Tập đoàn.

(d) Việc không tuân thủ những điều trên sẽ được coi là hành vi “Phá vỡ niềm tin” và sẽ dẫn đến hậu quả là chấm dứt hợp đồng và/hoặc xử lý theo pháp luật

(e) Công ty không thể đưa ra tất cả các trường hợp về xung đột lợi ích. Tuy nhiên, các trường hợp sau sẽ được coi là xung đột lợi ích:

(i) Nếu Nhân viên hoặc bất kỳ thành viên trong gia đình nhân viên, họ hàng được hưởng lợi đáng kể bằng sản phẩm hoặc dịch vụ từ một trong các nhà cung cấp của Công ty hoặc Tập đoàn, khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh mà không được sự chấp thuận bằng văn bản từ Tổng Giám đốc Điều hành.

(ii) Nếu Nhân viên tham gia vào việc giao dịch kinh doanh cá nhân mà có liên quan đến Công ty hoặc Tập đoàn để thu lợi mà không có sự chấp thuận bằng văn bản.

(iii) Nếu Nhân viên hoặc bất kỳ thành viên trong gia đình nhân viên nhận tiền, quà tặng có giá trị vượt quá danh nghĩa hoặc vượt quá mức độ hiếu khách thông thường, các khoản vay hoặc đối xử đặc biệt từ nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh của Công ty hoặc Tập đoàn. “Nhiều hơn giá trị danh nghĩa” bao gồm các quà tặng hoặc vật phẩm nhận được dưới bất kỳ hình thức nào khiến Nhân viên không thể hành động vì lợi ích cao nhất của Công ty hoặc Tập đoàn.

(iv) Nếu Nhân viên trộm cắp, vay nợ hoặc cho đi tài sản của Công ty hoặc Tập đoàn mà không được sự cho phép phù hợp.

(v) Nếu Nhân viên cố tình vi phạm quy định và quy trình của Tập đoàn hoặc Công ty.

(f) Khuyến khích Nhân viên tham khảo ý kiến của lãnh đạo Công ty nếu không chắc chắn về trường hợp có thể gây ra mâu thuẫn lợi ích hay không.

(g) Nhân viên có thể được yêu cầu giữ vai trò Giám đốc của Công ty hoặc các công ty khác thuộc Tập đoàn. Trong trường hợp này, nếu nhân viên được bổ nhiệm giữ vai trò Giám đốc đại diện cho lợi ích của Tập đoàn hoặc Công ty trong một công ty đầu tư có niêm yết hoặc không niêm yết, thì chi phí Giám đốc do công ty đầu tư đó thanh toán dưới hình thức tiền mặt hoặc hình thức khác, đều thuộc về Công ty hoặc Tập đoàn và Nhân viên được yêu cầu hoàn trả lại cho Tập đoàn hoặc Công ty khi được thanh toán chi phí Giám Đốc đó.

(h) Nhân viên không được làm giám đốc của các công ty không liên quan đến Công ty hoặc Tập đoàn mà không được sự chấp thuận của Trưởng phòng và Tổng Giám đốc Điều hành. Tuy nhiên, Nhân viên có thể đảm nhiệm các chức vụ của các tổ chức phi lợi nhuận hoặc dịch vụ công như các tổ chức tôn giáo, giáo dục, văn hóa, xã hội, phúc lợi, từ thiện miễn là các trách nhiệm này không cản trở nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với công ty

4. Báo cáo chính xác

Các tài liệu của Công ty phải phản ánh các giao dịch kinh doanh với độ chính xác và đầy đủ để có thể chuẩn bị báo cáo tài chính và các báo cáo chính xác. Không cho phép các hồ sơ sai, gây hiểu lầm, không đầy đủ hoặc thiếu chính xác. Nhân viên phải đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được báo cáo một cách kịp thời trong khung thời gian do chính sách công ty đặt ra. Những giao dịch được báo cáo phải chính xác và đầy đủ để đảm bảo phản ánh chính xác tình hình.

5. Hối lộ và các hành vi thương mại trái phép, phi đạo đức

Nhân viên phải dừng ngay các hành động trái phép hoặc phi đạo đức có thể gây tổn hại đến uy tín của Công ty hoặc bất kỳ hành vi nào gây tổn hại đến sự liêm chính và tiêu chuẩn năng lực.

6. Chiêu đãi và Quà cáp

(a) Nhân viên không được chấp nhận các hình thức chiêu đãi, hoa hồng, thù lao, dịch vụ, tiền thưởng, tiền, tài sản hoặc bất kỳ lợi ích bằng tiền hoặc quà tặng vì mục đích hoặc lợi ích cá nhân từ bất kỳ cá nhân/tổ chức hoặc đại diện nào có mối quan hệ kinh doanh trực tiếp hoặc gián tiếp với Công ty hoặc Tập đoàn, đặc biệt nếu các hình thức này được thực hiện với mục đích gây ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên có liên quan đến các giao dịch của Công ty.

(b) Tất cả các quà tặng, vật phẩm, đóng góp hoặc chiêu đãi được tặng cho người khác hoặc được chấp nhận bởi Nhân viên của công ty phải phù hợp với các trường hợp được chấp nhận rộng rãi và bản chất của hình thức tặng quà này nếu được công khai không làm ảnh hưởng đến nhân viên của công ty. Những món quà tặng này không bao giờ được chấp nhận với hàm ý đáp trả, hối lộ, hoàn trả, được yêu cầu hoặc quà tặng để nài xin từ một công ty.

(c) Tuy nhiên nếu nhân viên được tặng quà hoặc lợi ích bằng tiền, nhân viên đó sẽ phải ngay lập tức báo cáo cho cấp trên/ trưởng bộ phận và Phòng Hành chính Nhân sự để xin chỉ đạo và xử lý.

7. Lạm quyền

Nhân viên không được phép sử dụng chức vụ hoặc tên tuổi của Công ty/ Tập đoàn để mưu lợi cá nhân trong các giao dịch chính trị, đầu tư hoặc bán lẻ hoặc các hình thức hoạt động tương tự. Việc sử dụng chức vụ để có được những ưu đãi đặc biệt so với các Nhân viên khác trong Công ty là không được chấp nhận

8. Kinh doanh trong công ty

(a) Nhân viên không được tham gia giao dịch chứng khoán với các công ty đã được niêm yết hoặc sắp được niêm yết trên sàn chứng khoán ở bất kỳ thời điểm nào khi nhân viên đang nắm các thông tin có được do vị trí làm việc của mình tại Công ty mà các thông tin đó không được công khai đối với các cổ đông của công ty đó và công chúng. Nếu các thông tin đó được công khai sẽ gây ảnh hưởng tới giá thị trường của các cổ phiếu hoặc hoạt động chứng khoán khác của công ty liên quan.

(b) Nếu nhân viên sở hữu thông tin nội bộ, nhân viên bị nghiêm cấm can thiệp đến người khác để tham gia giao dịch chứng khoán liên quan hoặc trao đổi thông tin đó với người khác, kể cả các nhân viên không cần đến những thông tin đó trong quá trình thực hiện công việc của mình.

(c) Nhân viên không được chiếm dụng làm của riêng cũng không được chuyển nhượng cho bất kỳ cá nhân hoặc đối tượng nào khác về bất kỳ hoạt động kinh doanh hoặc cơ hội tài chính nào mà nhân viên biết hoặc có thể dự đoán được rằng Công ty sẽ đạt được lợi ích khi thực hiện.

9. Bảo mật

(a) Nhân viên phải thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa để bảo vệ thông tin bảo mật của Công ty. Nhân viên, trong hoặc sau thời gian làm việc với Công ty (ngoại trừ các trường hợp thực hiện đúng nhiệm vụ của mình hoặc có sự phê duyệt bằng văn bản của Công ty) sẽ không được tiết lộ hoặc sử dụng bất kỳ bí mật, tài liệu bản quyền hoặc bất kỳ thư tín, tài khoản hoặc các giao dịch của Công ty.

(b) Nhân viên không được sử dụng thông tin có liên quan đến bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào của Công ty hoặc Tập đoàn do mối quan hệ của nhân viên với Công ty hoặc Tập đoàn có được để phục vụ cho lợi ích cá nhân. Hơn nữa, những thông tin đó cũng không được tiết lộ trực tiếp hoặc gián tiếp tới bất kỳ cá nhân, tổ chức nào trừ khi thực hiện các nghĩa vụ của Tập đoàn hoặc được Tập đoàn hay Công ty ủy quyền. Nhân viên có thể bị truy cứu trách nhiệm với Tập đoàn hoặc Công ty do những lợi ích thu được từ việc sử dụng thông tin một cách không phù hợp hoặc bất kỳ tổn hại nào gây ra cho Công ty hoặc Tập đoàn do việc tiết lộ thông tin không phù hợp.

Thông tin bảo mật bao gồm nhưng không giới hạn trong các điều sau:

  • Thông tin bảo mật liên quan đến Công ty và khách hàng,
  • Dữ liệu tài chính được lưu trữ trong nhiều hệ thống khác nhau của Công ty,
  • Kế hoạch tài chính,
  • Chiến lược tiếp thị,
  • Phi vụ thâu tóm hoặc kế hoạch tiềm năng,
  • Thay đổi về mặt tổ chức,
  • Thỏa thuận với nhà cung cấp,
  • Thông tin thương mại.

(c) Bí mật thương mại

Nhân viên phải chân thành phục vụ cho Công ty và đặc biệt, trong thời gian làm việc tại công ty và sau khi chấm dứt làm việc, không được tiết lộ hoặc sử dụng các bí mật thương mại hoặc thông tin bảo mật nào của Công ty trên danh nghĩa Công ty.

10. Hạn chế lôi kéo

Trong vòng hai (02) năm kể từ khi kết thúc công việc với Công ty, Nhân viên sẽ không được trực tiếp hoặc gián tiếp kinh doanh hoặc hợp tác kinh doanh với danh nghĩa là chủ hoặc đại lý của bất kỳ cá nhân, tổ chức nào nhằm mục đích thu hút, lôi kéo bất kỳ cá nhân nào là nhân viên, đại lý, nhà cung cấp hoặc khách hàng – những người thường xuyên làm việc với Công ty hoặc Tập đoàn trong suốt thời gian làm việc với Công ty

11. Quan hệ truyền thông

(a) Mọi yêu cầu từ các phương tiện truyền thông như truyền hình, đài phát thanh, báo đài… phải được chuyển đến Phòng Quan Hệ Đầu Tư & Truyền thông doanh nghiệp.

(b) Nhân viên không được phép tham gia phỏng vấn vì bất kỳ lý do gì liên quan đến Công ty hoặc Tập đoàn mà không có sự phê duyệt từ Tổng Giám đốc Điều hành.

12. Các hoạt động Công đoàn, chính trị, xã hội

(a) Nếu Nhân viên tham gia vào Công đoàn, các hoạt động chính trị xã hội, nhân viên phải thực hiện các hoạt động đó bên ngoài khu vực của Công ty và sau thời gian làm việc. Nhân viên phải đảm bảo rằng sự tham gia hoặc liên quan của mình trong các hoạt động đó sẽ không vi phạm hoặc gây trở ngại đến công việc và trách nhiệm của mình đối với Công ty.

(b) Tuy nhiên, Công ty có thể thực hiện quyền yêu cầu Nhân viên chấm dứt việc tham gia vào các hoạt động nêu trên nếu các hoạt động đó khiến nhân viên xao lãng trách nhiệm và công việc và/hoặc gây ra sự lúng túng cho Công ty hoặc Tập đoàn.

13. Các hoạt động chống rửa tiền

Nhân viên phải nỗ lực hành động để ngăn chặn các giao dịch kinh doanh và thương mại của Công ty khỏi các hoạt động rửa tiền và khủng bố tài chính và phát hiện các hoạt động có nghi ngờ liên quan đến luật pháp và các quy định liên quan. Điều này bao gồm việc thực hiện nội dung “Hiểu khách hàng/Đối tác” nhằm kiểm tra các bên có giao dịch liên quan đến Công ty cũng như giám sát các hoạt động và giao dịch cụ thể để phát hiện các hoạt động bất thường.

14. Tuân thủ và Chế tài thương mại

(a) Đối với tất cả các giao dịch kinh doanh thương mại, Nhân viên phải đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định về hải quan và thương mại, luật pháp và quy định bên cạnh những yêu cầu nội bộ của Công ty liên quan đến việc mua bán nguyên vật liệu, dịch vụ trên thế giới.

(b) Nhân viên phải đảm bảo tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty tuyệt đối tuân thủ tất cả các quy định chế tài liên quan và kiểm soát xuất khẩu.

(c) Luật chế tài cũng quy định việc cấm giao dịch với các đối tác hiện đang chịu sự chế tài của chính phủ. Do đó, trước khi thực hiện giao dịch với các đối tác đó, nhiệm vụ của Nhân viên là kiểm tra xem những đơn vị đó có đang chịu sự chế tài nào không và thường xuyên cập nhật thông tin những đơn vị kinh doanh bị chế tài để đảm bảo rằng các đối tác hiện không chịu bất cứ sự chế tài nào và có thể hợp tác giao dịch.

15. Cài đặt các phần mềm máy tính trái phép

Nhân viên không được phép cài đặt bất kỳ phần mềm không được cấp phép nào (ví dụ trò chơi, phần mềm chia sẻ, phần mềm miễn phí, khóa màn hình, biểu tượng…) vào máy tính.

16. Báo cáo, Hợp tác trong việc Điều tra và Xử lý kỷ luật liên quan đến các vi phạm

Quy tắc Ứng xử cần được phổ biến rộng rãi tới toàn thể Nhân viên và Nhân viên cần hiểu và thực hiện Quy tắc này. Nhân viên hiểu rõ các hành vi vi phạm quy tắc này cần báo cáo sai phạm tới Bộ phận Kiểm toán Nội bộ hoặc cấp trên của mình.

Việc vi phạm Quy tắc Ứng xử này có thể dẫn đến việc kỷ luật tương ứng theo quyết định của Ban Lãnh đạo Công ty.