Chính sách và thủ tục
Tố giác sai phạm

A. Giới thiệu

Tố giác sai phạm là một yếu tố quan trọng trong cơ chế trách nhiệm giải trình và minh bạch để cho phép nhân viên và / hoặc các đối tác kinh doanh của Công ty TNHH Xay  Lúa Mì Việt Nam và Công ty TNHH Xay Lúa Mì VFM-Wilmar (sau đây gọi là “Công ty”) và các tổ chức, cá nhân bên ngoài nêu lên những vấn đề mà họ quan ngại một cách hiệu quả và có trách nhiệm. Đây là điều khoản căn bản trong tất cả các hợp đồng lao động. Theo đó, người lao động sẽ làm việc một cách trung thực và không được tiết lộ các thông tin bí mật về công việc của người sử dụng lao động.

Tuy nhiên, khi một cá nhân có thông tin về các sai phạm hoặc các hành vi sai trái đối với Công ty thì nên thông báo trong nội bộ mà không phải lo lắng về việc bị phân biệt đối xử hoặc đe dọa.

B. Đạo luật “Bảo vệ người tố giác năm 2010” – Malaysia

“Một đạo luật chống tham nhũng và các hành vi sai trái bằng cách khuyến khích và tạo điều kiện cho việc tố giác các hành vi vi phạm trong khối nhà nước và tư nhân, nhằm bảo vệ những người tố giác khỏi các hành động gây bất lợi cho họ, đồng thời cho phép điều tra và xử lý các vấn đề đã được tố giác cũng như các vấn đề liên quan khác.”

Khi đọc chính sách này, cần tham khảo các luật sau đây của Việt nam:Về cơ bản, đạo luật này tạo ra hành lang pháp lý bảo vệ người lao động tránh việc họ bị phạt hoặc bị sa thải khi tiết lộ những sai phạm nghiêm trọng. Các điều khoản của đạo luật này đảm bảo cho người lao động không cảm thấy lo lắng khi họ tố giác chính đáng.

    • Chương VI – Luật Tố cáo năm 2018 về lĩnh vực quản lý nhà nước; và
    • Chương XXXIV – Bộ luật Tố tụng hình sự đối với các tố giác sai phạm.

Cũng cần nhấn mạnh rằng chính sách này được đưa ra nhằm mục đích hỗ trợ những người đã phát hiện ra việc lạm dụng chức quyền và các hành vi sai trái khác. Các quyết định về tài chính hoặc kinh doanh của Công ty cũng như các vấn đề khác đã được đề cập tại các quy định có liên quan như quấy rối, khiếu nại, kỷ luật, v.v… thì không thuộc phạm vi điều chỉnh của chính sách này. Công ty đưa ra các thủ tục tố giác sai phạm với kỳ vọng nhân viên công ty áp dụng được, chứ không mong muốn nhân viên đưa các khiếu nại của mình ra các cơ quan, tổ chức bên ngoài công ty.

C. Phạm vi chính sách

Chính sách này được áp dụng đối với người thực hiện việc tố giác sai phạm (sau đây gọi là “Người tố giác”) tới công ty, bao gồm:

    • Nhân sự của công ty: Giám đốc (điều hành và không điều hành), nhân viên (chính thức, bán thời gian và nhân viên theo hợp đồng);
    • Các đối tác kinh doanh bên ngoài công ty (khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và các cổ đông có quan hệ kinh doanh với công ty);
    • Các tổ chức, cá nhân bên ngoài.

Chính sách này được xây dựng nhằm mục đích:

    • Hỗ trợ củng cố và nâng cao các giá trị của công ty;
    • Đảm bảo cho người tố giác không phải lo sợ về các hành vi có thể gây bất lợi cho họ;
    • Tạo ra quy trình minh bạch và bảo mật trong việc xử lý các vấn đề sai phạm;

Chính sách này không chỉ điều chỉnh những vấn đề sai phạm có thể xảy ra trong các báo cáo tài chính, mà còn bao gồm:

    • Các sai phạm hoặc gian lận về tài chính
    • Các vi phạm về nghĩa vụ pháp lý hoặc các nghĩa vụ khác theo quy định.
    • Sức khỏe và an toàn, hoặc môi trường
    • Các hoạt động tội phạm
    • Các hành vi tham nhũng và hối lộ
    • Các hành vi sai trái về đạo đức
    • Các xung đột nghiêm trọng về lợi ích không công khai
    • Bất kỳ sai phạm nghiêm trọng nào khác mà có thể gây ra tổn thất tài chính hoặc phi tài chính cho Tập đoàn hoặc làm tổn hại đến danh tiếng của Tập đoàn
    • Hành vi che giấu bất kỳ vấn đề nào đã liệt kê ở trên

D. Các nguyên tắc

    • Xử lý công bằng với tất cả các tố giác sai phạm chính đáng.
    • Nghiêm cấm mọi hành vi quấy rối hoặc phân biệt đối xử đối với người tố giác sai phạm.
    • Đảm bảo giữ bí mật thông tin của người tố giác sai phạm, trừ phi họ đồng ý tiết lộ hoặc việc tiết lộ thông tin là do yêu cầu khách quan trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể.
    • Đảm bảo nhân viên được biết ai đang xử lý vấn đề.
    • Đảm bảo người tố giác không phải chịu bất kỳ rủi ro nào thậm chí ngay cả khi người tố giác nhầm lẫn. Tuy nhiên, sự đảm bảo này không được áp dụng đối với trường hợp cố tình tố giác không đúng sự thật.

E. Đảm bảo an toàn

i. Bảo vệ

Chính sách này đưa ra các biện pháp bảo vệ đối với những người tố giác sai phạm, miễn là việc tố giác đó được đưa ra:

  • một cách thiện chí; và
  • dựa trên niềm tin chính đáng rằng sự việc tố giác của họ là nhằm mục đích chỉ ra các sai phạm, và việc tố giác đó tới được đúng người có trách nhiệm (xem bảng phía dưới) 

ii. Bảo mật

Công ty sẽ bảo mật toàn bộ các thông tin về tố giác sai phạm. Danh tính của người tố giác sẽ được giữ kín miễn là điều đó không gây cản trở đến quá trình điều tra. Tuy nhiên, trong quá trình điều tra, công ty có thể sẽ phải công bố nguồn thông tin tố giác và cá nhân tố giác có thể phải cung cấp một bản báo cáo như là một phần của quá trình điều tra hoặc phải đưa ra bằng chứng chứng minh.

Trong trường hợp bắt buộc phải cung cấp thông tin về danh tính của người tố giác sai phạm, Công ty sẽ thảo luận để lấy ý kiến của người đó trước.

Nếu người tố giác đồng ý tiết lộ danh tính của mình, cho dù là trong nội bộ hay ra bên ngoài công ty, thì Công ty không sẽ không còn nghĩa vụ bắt buộc phải giữ kín thông tin về người tố giác.

iii. Tố giác giấu tên

Chính sách này khuyến khích các cá nhân ghi rõ danh tính của mình khi tố giác sai phạm. Tuy nhiên, cá nhân vẫn có thể lựa chọn giấu tên nếu muốn. Trong trường hợp giấu tên, cá nhân nên cung cấp địa chỉ email hoặc các thông tin liên hệ của bản thân để phục vụ công tác điều tra.

Người tố giác nên cung cấp đầy đủ các thông tin để hỗ trợ Công ty thực hiên việc điều tra. Ngoài ra, người tố giác cũng cần lưu ý đến các yếu tố sau đây:

    • Mức độ nghiêm trọng của vấn đề được tố giác
    • Tính đúng đắn của nội dung tố giác.
    • Khả năng kiểm chứng các tố giác đó từ các nguồn thông tin đáng tin cậy.

iv. Vu khống

Nếu một cá nhân thực hiện việc tố giác một cách thiện chí nhưng sau đó công ty không tổ chức điều tra xác nhận sự việc này thì công ty sẽ không thực hiện hành động nào chống lại cá nhân đó. Khi tố giác, cá nhân cần hết sức thận trọng để đảm bảo thông tin đưa ra là chính xác. Tuy nhiên, nếu cá nhân đưa ra những cáo buộc ác ý hoặc không có đủ chứng cứ, và đặc biệt nếu họ là nhân viên công ty thì nhân viên đó có thể bị xử lý kỷ luật.

F. Hướng dẫn tố giác hoặc cung cấp thông tin

Báo cáo được gửi đến:

  1. Lựa chọn một: Báo cáo đến người quản lý trực tiếp
  2. Lựa chọn hai: Nếu sự việc được tố giác có liên quan đến người quản lý trực tiếp, trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng, hoặc vì bất kì lý do nào mà bạn không muốn báo cáo tới họ, bạn có thể báo cáo đến một trong các cán bộ dưới đây:
Cán bộ Email
1 Về phía PPB:
(a) Chủ tịch hội đồng kiểm tra – tập đoàn PPB sohct@ppb.com.my
(b) Giám đốc không điều hành độc lập cấp cao – tập đoàn PPB ahmadsufian@ppb.com.my
(c) Giám đốc Kiểm tra nội bộ – tập đoàn PPB sengka@ppb.com.my
2 Về phía FFMB:
(d) Tổng Giám đốc WB_GM@ffmb.com.my
(e) Giám đốc Tài chính WB_CFO@ffmb.com.my
(f) Giám đốc quản lý rủi ro WB_GCRO@ffmb.com.my
(g) Giám đốc Nhân sự WB_GHR@ffmb.com.my
3 Về phía Wilmar:
(h) Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành
Wilmar International Limited và Phó chủ tịch FFM Berhad
kkh@wilmar.com.sg
(i) Giám đốc Nhân sự tập đoàn Wilmar International Limited jeremy.tankokliann@sg.wilmar-intl.com
(j) Tổng Giám đốc
Wilmar CLV (Campuchia – Lào – Việt Nam)
ray.chew@vn.wilmar-intl.com

Hướng dẫn báo cáo 

  • Cá nhân gửi thông tin báo cáo bằng văn bản (thư hoặc email) bằng cách điền vào mẫu “Báo cáo tố giác” (Phụ lục đính kèm), trong đó nêu rõ hoàn cảnh diễn ra sự việc và các lý do khiến bản thân quan ngại về sự việc đó. Sau khi hoàn thành, cá nhân gửi email đến một trong số các cán bộ được chỉ định ở trên.
  • Ngoài ra, cá nhân có thể gửi mẫu “Báo cáo tố giác” về địa chỉ dưới đây:

Chủ tịch hội đồng kiểm tra kiêm Trưởng ban kiểm toán nội bộ
PPB Group Berhad
Tầng 12 – toàn nhà UBN Tower
10 Jalan P Ramlee
50250 Kuala Lumpur – Malaysia

  • Trong trường hợp không muốn sử dụng văn bản, cá nhân có thể thông báo qua điện thoại hoặc hẹn gặp các cán bộ trên. Thời gian và địa điểm gặp mặt do sự thỏa thuận giữa hai bên.

G. Quy trình diễn ra

Quá trình điều tra diễn ra như sau:

  • Tùy thuộc vào tính chất của từng sự việc hoặc khiếu nại, Ủy ban kiểm tra của PPB Group Berhad nắm quyền tối cao trong việc thành lập ban điều tra bao gồm các khối kinh doanh và/ hoặc các nhân sự có liên quan nhất tới sự việc.
  • Ba cán bộ từ phía Wilmar (phần F trong chính sách này) sẽ nhận được thông tin về tất cả những sự việc tố giác sai phạm và được mời tham gia các cuộc họp cùng với ban điều tra.
  • Quá trình điều tra sẽ cần thu thập và xác minh thêm các thông tin.
  • Ban điều tra nên thông báo cho người bị khiếu nại càng sớm càng tốt, đồng thời cho họ biết rằng họ có quyền yêu cầu được bảo vệ bởi công đoàn hoặc các đại diện khác trong các cuộc phỏng vấn hoặc điều tra nào diễn ra theo quy định của các thủ tục này trong tương lai.
  • Nếu thích hợp, ban điều tra nên tham khảo ý kiến của Tổng giám đốc/ Giám đốc điều hành/ Giám đốc điều hành/ Chủ tịch có liên quan về sự cần thiết mời các kiểm toán viên nội bộ của Công ty và / hoặc cảnh sát tham gia vào gia đoạn này.
  • Việc điều tra các khiếu nại và cáo buộc sẽ do ban điều tra thực hiện với sự hỗ trợ của các cá nhân và cơ quan khác nếu cần thiết.
  • Ban điều tra sẽ báo cáo chi tiết bằng văn bản về các phát hiện, tính hợp lệ của khiếu nại và đưa ra kết luận đối với các phát hiện này. Bản báo cáo này sẽ được gửi đến Tổng Giám đốc/ Giám đốc Điều hành/ Giám đốc/ Chủ tịch có liên quan.
  • Tổng Giám đốc/ Giám đốc Điều hành/ Giám đốc/ Chủ tịch có liên quan sẽ quyết định về việc đưa ra các hành động tiếp theo. Nếu nhận thấy rằng khiếu nại đó là hợp lý, công ty sẽ áp dụng các biện pháp xử lý kỉ luật hoặc các biện pháp khác.
  • Quá trình điều tra cũng như kết quả sự việc sẽ được cập nhật tới người tố giác khi thích hợp.
  • Bản sao kết quả của cuộc điều tra sẽ được gửi đến các kiểm toán viên nội bộ của công ty để xem xét và đánh giá lại các quy trình hiện tại của công ty.

Nếu nhận thấy rằng vấn đề mà mình đã đưa ra chưa được giải quyết thỏa đáng bởi ban điều tra, người tố giác có quyền đưa vấn đề này lên Ủy ban kiểm toán của PPB Group Berhad hoặc một trong số các cán bộ có quyền đưa ra quyết định bên trên.

Điều gì diễn ra sau khi hoàn tất quá trình điều tra?

  • Kết luận về (các) cuộc điều tra sẽ được báo cáo tới Ủy ban kiểm toán của PPB Group Berhad để đưa ra các hành động cần thiết tiếp theo.
  • Để kết thúc sự việc, Ban điều tra sẽ thông tin kết quả của cuộc điều tra đến người tố giác theo quy trình.

H. Lưu trữ hồ sơ

  • Tất cả các báo cáo bằng văn bản nhận được qua các kênh nói trên, cùng với các tài liệu điều tra có liên quan và các báo cáo sẽ do phòng Nhân sự lưu trữ. Phòng Kiểm toán nội bộ – PPB Group Berhad giữ một bản sao. Các hồ sơ này sẽ được lưu trữ với thời gian tối thiểu là 7 năm.

I. Quản lý và giám sát thực hiện chính sách

  • Hội đồng quản trị của Công ty chịu trách nhiệm chung và giám sát việc thực hiện Chính sách này.
  • HĐQT giao trách nhiệm quản lý và thực hiện Chính sách cho Cán bộ Quản lý Rủi ro và Trưởng phòng Nhân sự của Công ty.
  • Phòng Quản lý rủi ro của FFM Berhad sẽ chịu trách nhiệm về chính sách này bằng cách thường xuyên giám sát việc thực hiện và xem xét tính hiệu quả của nó, đồng thời tổng hợp những sửa đổi, bổ sung và cập nhật vào chính sách này, lấy ý kiến từ Tổng Giám đốc Công ty trước khi trình Tổng Giám đốc FFM phê duyệt, sau đó sẽ thông báo cho các bên liên quan.
  • Chính sách này sẽ được công ty xem xét 3 năm/ lần để đánh giá hiệu quả thực hiện.